Kategoria: Blogi

Appetite for recruitment – five steps that rock!

Santtu Vehosalmi

In order to type a successful blog about recruitment, I thought I would check for some additional tips on what makes readers tick with professional blogs. “You need to have a numbered list, because numbers are easy to remember. Besides, they make good headings!” “The text needs to be informative, in a logical order, and not too long.” “Anticipate questions your topic will raise, and pre-empt them in your content.” Hmm… nah. Instead, I need some cranked-up rock’n roll. Intro tape playing… lights… camera… action – go!

Firstly, you want to differentiate yourself as an employer. This is nothing as complicated and fuzzy as modern jazz: just give a face – possibly a voice – to your employees, use visuals to demonstrate work environment, emphasize company values and career opportunities you have. Make it clear what you are proud of and what you as a company stand to achieve. Prepare to sell yourself as an employer, as much as you expect the job candidate to sell him- or herself as an individual to you. You can make social media work in your favor to get ahead of your competitors in this aspect.

Secondly, apply the power chord of second or third opinion. It tends to be a norm that the direct supervisor of the role to be filled takes care of the recruitment. That person should most definitely be in a key role in the selection process, but there is a lot to be gained by allowing a couple of more stakeholders to meet the shortlisted candidates prior to final decision, and hear their feedback as well. Having multiple interviewers provides the employer with a possibility to use in-depth experts of various skills related to the role, to evaluate the real knowledge of the candidates better. Sometimes also a bit of a role-play comes handy, you can have ‘good cops and bad cops’ present in the interview simultaneously, particularly if the stress tolerance of the candidate is relevant to the role. HR professionals will also bring their own value-add to an interview situation, perhaps assessing the non-verbal cues the content-focused interviewer could have missed alone. And if customer centricity is a genuine value in your organization, why not involve relevant customer representatives to have a say in your next Account Manager’s selection process?

While the gut feel is important in personnel selection, you need also facts; to make the right choice, that is. Don’t fall into coma listening to waltz and overlook candidate reference checks – remember the most valuable references may well come from either previous customers served or previous colleagues, not necessarily the line managers. Use assessment testing that is developed to be used for personnel selection (most personality tests are not) and is both validated and reliable. These not only help to paint a comprehensive picture of the candidate, they also serve as a very inexpensive insurance for you by potentially revealing aspects the candidate preferred not to mention in the application.

I still got the blues for the quality of the candidate pool. At best, you can only select the most suitable individual from the candidates you have. So the background work in planning and preparing your next recruitment is every bit as critical for a successful outcome, as the actual selection process is. You probably do not just want to reach candidates with listed credentials and experience, but the most skilled and competent individuals that match the profile. That requires effort. Is the selection criteria for the role in question really thought through, or is it – at worst – a copy-paste from what your company always uses? How do you bring your vacancy to the attention of the best and the brightest? If they are currently employed, they most likely do not follow employment ads. Do you make it easy, possibly even rewarding, for individuals to share your employment ad to their own networks? How easy or difficult do you make it for the candidate to actually send a job application to you? Do you use a frozen template in your company website, with dozens of mandatory fields in it – or a possibility to apply using just a LinkedIn profile with a brief cover letter? If you do not provide interested candidates with a name and contact information to ask more information about the role available, what does that say about you as an employer, and about the importance of that role to you?

The fifth item on the list is pure 80’s hair metal: resourcing. What is the number of applications you expect to receive? How about if your warm-up efforts worked really well, and you get three times that many applicants – do you have the capacity to go through that many applications and review the shortlisted ones to agree who are the most promising ones you want to interview? In order to be able to attract the most qualified candidates also with your next recruitment, it is essential to keep the candidates (that is, all candidates, not just the interviewed ones) informed about the progress with your selection process. This requires some further effort from your side as an employer, but is an effort that well pays off in word-of-mouth regarding you as an employer.

That should get you off to a rocking start. Recruitment process is more than anything an opportunity for you as an employer to differentiate yourself from your competition. For those about to recruit, we salute you! Everything louder than everything else – and we are here to help .

Mikä on sinun aikasi hinta?

Santtu Vehosalmi

Jos olet yhtään aikaisempaa blogiani lukenut, olet hyvinkin saattanut törmätä näkemykseeni siitä ettei itsepalvelu ole palvelua. Siitä huolimatta – ja juuri sen vuoksi – että tässä maassa yritetään uskotella kuluttajille aivan päinvastaista. Ostit pääsylipun – muistithan tulostaa sen mukaasi? Tilasit postipaketin ja maksoit lähetyskulut – nouda pakettisi tuolta. Kuppi kahvia? Tuosta voit ottaa ja viedä pöytään – muistathan viedä astiat juotuasi. Uudet lasinpyyhkijät autoosi? Tuolla peräseinällä niitä on, siinä on taulukko mistä voit etsiä mallikohtaisesti sopivaa kokoa – onnea vaihtotyöhön. Ai työnhaussa olet? Yhteydenotot vain nettilomakkeella, kiitos. Et tiedä miten kännykkäsi tekee sitä-ja-sitä? Sitten pitää etsiä vastausta tuolta netin käyttäjäfoorumista – sitä vasta onkin helppo käyttää. Periaatteena on, arvoisa kuluttaja, että rahanne ovat meille tärkeitä ja siksi palvelemme teitä niin erinomaisesti että suomme teille mahdollisuuden tehdä tuon kaiken itse. Miten niin kaupan nurkalla oleva pankkiautomaatti ei ole palvelua? Odottakaas kun viemme senkin pois siitä!

Tämä Management Todayn äskettäinen kirjoitus siitä miten yritykset teettävät yhä enenevässä määrin työnsä kuluttajilla (asiakkaillaan), osui ja upposi. Suomalaisesta vinkkelistä nousee väkisinkin mieleen tuo paljon julkisuudessa reposteltu yhteiskuntasopimus, ja etenkin ammattiliittojen huuto sen puolesta ettei työaikoja voida pidentää parilla tunnilla viikossa. Sehän olisi palkatonta työtä!! Siihen ei silti puutu sen enempää ammattiliitto kuin kuluttajajärjestötkään, montako tuntia viikossa työntekijät, kuluttajat – itse kukin – käyttävät joko työ- tai vapaa-aikaansa sellaisiin asioihin joiden tekemisestä on tuotteen tai palvelun ostaneena jo muille maksanut, mutta joutuu silti tekemään asian itse.

Tuossa Management Todayn artikkelissa mainittiin vain sivulauseessa yksi koko yhteiskunnan vinkkelistä itse asiassa huomattavan merkittävä lisääntyvän itsepalvelun seuraus. Väärin arvattu – en nyt edes viittaa työpaikkojen menettämiseen. Vaan potentiaalisesti sitäkin suurempaan vaikuttimeen. Lähes poikkeuksetta itsepalvelu tapahtuu sosiaalisen kanssakäymisen kustannuksella. Ei ole sitä asiakaspalvelijaa jonka kanssa tulisi vaihdettua muutama sana asioinnin yhteydessä. Koneeseen tuskin helpolla syntyy sellaista asiakassuhdetta että asiointi toisi hymyn kasvoille tai saisi odottamaan seuraavaa asiointia, kuten hyvä ja henkilökohtainen palvelu tekee. Toisaalta itsepalvelun syövereissä et ehdi seuralaisesikaan kanssa jutella niin kuin ennen, kun pitää itse hakea sitä ja tätä, jonottaa tähän ja naputella tuota. Pidänkin erikoisena sitä että Suomi on niin jälkijunassa automaation kehittämisessä henkilökohtaisten palvelurobottien sektorilla, olivatpa kyseessä sitten vanhustenhoitoa, perusopetusta, terveystarkastuksia, tai vaikka lemmikin ulkoiluttamista hoitavat robotit. Nehän olisivat täydellinen, luontainen jatkumo maamme palveluissa jo pitkään vallalla olleelle ihmiskontaktien välttämiselle. Millaisia ovat näistä aiheutuvat kustannukset, niin yksilölle kuin yhteiskunnallekin?

Energiateollisuus tulee mullistumaan Suomessa nopeammin kuin missään muualla maailmassa, sanokaa minun sanoneen. Missään muualla ei itsepalvelua oman sähkön tuottamiseen (ja silti siitä kuukausittain maksamiseen) nähdä palveluksi yhtä kirkkaasti kuin täällä. Mutta missä viipyvät etänuohottavat savupiiput? Vielä kun jonottamisen saisi jotenkin muutettua energiaksi niin olisimme aivan omavaraisia ilman ydinvoimaloitakin.

Saammeko me sitten kuluttajina sitä mitä tilaamme? Enkä tarkoita nyt sitä viimeisintä tilausta nettikaupasta, vaan ylipäätään palveluja. Onko niin, että loppupeleissä teemme ostopäätöksen kuitenkin pelkän hintalapun perusteella, sellaisten pikkuseikkojen kuin asiakaskokemus, vaivannäkö tai sivukustannukset itselle jäädessä vaille huomiota? Tai ehkei niillä ole väliäkään jos saa ’ilmaisen’ ämpärin? No sittenhän asiat etenevät juuri niin kuin olemme tilanneetkin. Kivijalkaliikkeet murenevat, asiointi vain koneiden kanssa valtaa alaa, ja apu on aina lähellä – sitä saa tarvittaessa vain ja tasan siltä turjakkeelta joka peilistä katsoo takaisin. Mikäli tämä suuntaus ei kuluttajana kuitenkaan tunnu omalta jutulta, ehkä paras tapa vaikuttaa asioihin on hinnan miettiminen omalle ajalleen, tai vaikkapa hyvänolon tunteelleen, ja sen jälkeen kulutusvalintojen tekeminen niin että leipoo sen oman hintansa tarjolla olevien tuotteiden ja palvelujen hintoihin. Kannattaa olla kuitenkin varovainen – siitä ei seuraisi mitään vähempää kuin palvelujen vallankumous.

Aiheesta kiinnostuneille kuluttajille tarjoaa vaikkapa tämä Taloussanomien artikkeli linkit pariinkin nettityökaluun (tämähän on palvelua!) joiden kautta voi oman aikansa hintaa yrittää määritellä.

Yrityksille, alasta riippumatta, aidon asiakaspalvelun parantaminen on koko ajan kasvavan asiakaspotentiaalin tarjoava kilpailukeino. Alleviivaus tuossa on sanalla ’aito’ – se että yritys mainostaa liikkeidensä olevan auki 24/7 sillä perusteella että asiakas voi koska tahansa hoitaa asiansa itse netissä, ei ole sitä mitä tässä ajan takaa. Vaan aitoa, henkilökohtaista palvelua, hyvin mietittyinä kokonaisuuksina ja hymyllä tarjoiltuna. Sellaista mitä paraskaan nettisivu ei riitä kuvaamaan, vaan mistä kaverit tohkeissaan kertovat vielä kuukauden jälkeenkin päin. Juuri sitä tarkoitan!

Halutaanko kokemusta vai näkemystä – vai sienenpolttajia?

Santtu Vehosalmi

Muistan vieläkin sen opintojen päättymisen aikaisen, ensimmäisen CV:ni luomisen tuskan. Akateemisen taustan kuvaaminen ei ollut mikään ongelma, mutta se työkokemus… Nöösistä asti kertyneet, eri mittaiset kesätyöt ja noin puolentoista vuoden työrupeama ennen varusmiespalvelusta – miten hitossa niistä saisi väännettyä alkuunkaan vakuuttavan kuvauksen työkokemuksesta? No, joten kuten olin ilmeisesti tehtävässä onnistunut kun niistä ihan ensimmäisistä avoimista hakemuksista yksi lopulta johti siihen kullanarvoiseen, valmistumisen jälkeiseen ensimmäiseen työpaikkaan.

Lukiessani Talouselämä-lehden kesänumeroa, huomioni kiinnittyi Stora Enson ex-toimitusjohtaja Jouko Karvisen esiintuomiin näkemyksiin nuorten työllistämisestä ja kokemuksesta. Verkossa on vain tiivistelmä paperilehden jutusta, jossa Karvinen toteaa mm. näin: ”Yritykselle kokemuksen yliannostus on aika vaarallinen asia. Katsomme tulevaisuuteen peruutuspeilin kautta. Aina vetoamme kokemukseen ja siihen, miten asiat ovat olleet.” Ensilukemalla lähestulkoon itsestäänselvyydeltä vaikuttanut toteamus jäi kuitenkin sen verran kaivelemaan, että päätin ottaa kokemuksen tämän kertaisen blogini nyrkkeilypalloksi ja vähän huitoa.

Työpaikkailmoituksia seuraavat tietävät, että harvassa ovat ne ilmoitukset joissa tehtäväkuvaukseen tai vastuualueeseen käytetään enemmän palstatilaa kuin hakijakriteereiden luetteluun. Ja lähes poikkeuksetta luetellaan tehtävään haluttavan henkilön kriteereinä x vuotta työkokemusta ja se-ja-se tutkinto tai koulutus. Miksi? Koska tehtävän edellisellä hoitajalla oli juuri se tausta, ja halutaan löytää mahdollisimman tarkasti hänen jättämäänsä muottiin sopiva klooni? Etteivät vaan mitkään sooloilijat lähettäisi hakemuksia? Tiedättehän ne sellaiset ongelmatapaukset jotka haluavat itse luoda omaa työnkuvaansa, soveltaa osaamistaan ja kehittää asioita? Ja kohta ei mikään prosessikuvaus olisi enää ajan tasalla, nykyiset tietojärjestelmät eivät enää kelpaisi – tiedä vaikka sellainen työrauhanrikkoja julkeaisi alkaa ehdotella omalle pomolleen Twitter-profiilin luomista!

Karvinen kyseenalaistaa tuossa lainaamassani toteamuksessaan kokemuksen arvon työnantajalle. Pitäisikö jo tehty ura mieltää rasitteena henkilövalinnoissa? Työkokemuksesta käytetään toki ihan aiheellisesti termiä ’työhistoria’. Jos historia toistaa itseään, niin silloin tietenkin pitkä työhistoria ja kaikki sen myötä useaan kertaan koetut, liiketoimintaan vaikuttavat syklit, on resepti oikeille päätöksille. Mutta moniko toimiala tai työtehtävä on säilynyt muuttumattomana vaikkapa kaksi vuotta – viidestä puhumattakaan? Silti edellytys vähintään viiden vuoden työkokemuksesta on lähestulkoon normi työpaikkailmoituksissa.

Mikä sitten on se työnantajan hakema lisäarvo tietyn mittaisesta työkokemuksesta? Olen heittänyt tämän kysymyksen ilmoille monessa eri tilanteessa, ja vastaukset ovat kirjavia. Joku toivoo että kokenut henkilö on jo ehtinyt tehdä niitä kalliita virheitä – ja oppia niistä. Toinen uskoo kuluneiden työvuosien opettaneen henkilöä soveltamaan koulutuksen tuomia teoriaoppeja käytäntöön. Kolmas viittaa iän tuoman ihmistuntemuksen ja auktoriteetin merkitykseen kyseisen tehtävän hoitamisessa. Totesipa joku niinkin, että kyse on työnantajan ja tehtävän uskottavuudesta; kriteereillä pyritään kertomaan asiakkaille ja kilpailijoille että meillä edellytetään tämä taso hakijoilta.

Eikö kuitenkin olisi molempien osapuolien, työnantajan ja työnhakijan, etujen mukaista käyttää työpaikkailmoitus täytettävän työtehtävän vastuualueiden ja odotettujen saavutusten kuvaamiseen? Sen sijaan että yritetään ilmoituksessa määritellä millainen tausta ja kokemus halutulla hakijalla tulisi olla. Väitän niin, että se mitä työnantaja oikeasti haluaa ja tarvitsee, on useimmiten hiukan samalta kuulostava termi, mutta kuitenkin ihan eri asia – nimittäin näkemys. Näkemys siitä mikä kyseisellä toimialalla on mahdollista, mitä kannattaa ja mitä ei kannata tehdä, missä ja miten. Pitäisin sitä tiedon ja kokemuksen soveltamisena käytäntöön niin että tulevaisuudennäkymät tulevat huomioiduiksi. Nykyajassa toimiva näkemys ei löydy peruutuspeilistä. Toisaalta myöskään jännäntuoksuisia sieniä polttaneilta visionääreiltä ei synny näkemystä – yliannostus sienenpolttajia vasta vaarallinen asia yrityksessä onkin! Heiltä voi kuitenkin irrota siemeniä suuriinkin innovaatioihin, mutta ne syntyvät vasta kun joku heittää samaan piippuun kokemusta toteutustavoista.

Löytyisikö nyt jostain se sopivalla tavalla anarkistinen työnantaja joka olisi valmis unohtamaan työpaikkailmoituksessa ne halutun kokemuksen tai opintotaustan kuvaamiset. Kokonaan. Ja keskittyisi sen sijaan tehtävän kuvaamiseen niin että siinä onnistumisen vaatima osaaminen tulee selväksi. Lisäksi ilmoituksessa voisi kertoa millaisia rutiineita tehtävään sisältyy, mihin pitää olla varautunut, millaisia vaikutusmahdollisuuksia tehtävässä on, ja mitä ovat ne tehtävään valitulta henkilöltä odotetut saavutukset. Eipä siitäkään haittaa olisi jos mukaan heittäisi vielä esimiehen ja tulevien työkaverien esittelyä. Tähän kyllä sisältyy merkittävä riski yrityksen työnantajaimagon noususta.

Hyvää kesää!

Kirjoittajalla on kokemusta rekrytoinnista, näkemystä henkilövalinnoista – ja sienipiippu.

Vaahterapaidoista oppia yritysmaailmaan

Santtu Vehosalmi

Oman ikäpolveni yhtenä ikuisena mielleyhtymänä Kanada-sanasta lienevät takavuosien tietovisaa mukailevat Kummeli-vitsit. Yhtään vitsailemisen aihetta ei sen sijaan jäänyt Kanadan maajoukkueen suorituksesta viikonloppuna päättyneissä jääkiekon MM-kisoissa Tsekissä. Aivan käsittämättömän kova suoritus vaahterapaidoilta! Koska Leijonien maailmanmestaruuden vuonna 1995 katsottiin olleen yksi merkittävä tekijä koko maamme nousuun lamasta, päätin tämän kertaisessa blogissani peilata Kanadan joukkueen suoritusta yrittämisen menestysreseptiin.

Ylimielisyys on yksi niitä piirteitä joihin ei ole varaa kuin banaanivaltioiden diktaattoreilla, jos menestyä meinaa. Ehkä silmiinpistävintä Kanadan joukkueen suorituksessa tämän vuoden MM-kisoissa olikin tietynlainen nöyryys, joukkueen ilmeisen kovasta pelillisestä ylivoimasta huolimatta. Riippumatta siitä kuka joukkueen edustajista vedettiin kameran eteen minkäkin ottelun jälkeen, aina haastateltava juuri päättyneestä pelistä tekemässään pika-analyysissä löysi jotain parannettavaa. Vaikka taas yksi ottelu oli juuri voitettu. Asenne on selvä: vaikka tämä riittikin voittoon tällä kertaa, seuraavaan matsiin pitää taas parantaa. Ja sitä seuraavaan, ja sitä seuraavaan. Vanha mantra ’olet yhtä hyvä kuin viimeisin suorituksesi’ vaikutti Kanadan pelaajien mielissä taipuneen muotoon ’olet yhtä hyvä kuin seuraava suorituksesi’. Minulla ei nyt ole hattua päässä, mutta jos olisi – nostaisin sitä. Kaikkien yrittäjien puolesta.

Kuten hyvässä suorituksessa yleensä, myös hyvin päättyneessä lätkäpelissä pitää tuntea omat ja kilpailijan vahvuudet ja heikkoudet, ja valita pelin taktiikka niiden mukaan. Ja sitten vain pyrittävä pelaamaan sitä klassista ’omaa peliä’. Oletteko muuten koskaan kuulleet yhdenkään jääkiekkoilijan haastattelussa sanovan että pyrkisivät pelaamaan jonkun muun peliä? Yksi huomattava ero Suomen ja Kanadan joukkueiden esityksissä näissä MM-kisoissa oli mielestäni pelitaktiikassa, tai pitäisikö sanoa pelin hengessä. Siinä missä Kanada näytti suvereenisti hallitsevan jokaista ottelua, Leijonille puolestaan jokainen ottelu – vastustajan näennäisestä tasosta riippumatta – oli kutakuinkin yhtä vaikea. Sen kuuluisan sisun avulla Leijonamme voittavat hyvänä päivänä kenet tahansa. Aivan kenet tahansa. Mutta niitä hyviä päiviä ei hevillä riitä turnauksen jokaiseen peliin, varsinkin kun paukkujen (lue: pelaajien) säästely esimerkiksi pahimpia vastustajia varten ei ole Leijonien pelityylillä mahdollista. Ne tilastollisesti selvästi heikommat vastustajatkin vaativat järjestään Leijonilta aivan hirmuisen kampeamisen ja ylityöt. Liian usein yhden erinomaisen erän jälkeen ote herpaantuu täysin seuraavassa erässä, ja yks-kaks tilanne onkin kääntynyt päälaelleen, ja taas joudutaan takamatkalta punnertamaan ensin tasoihin ja sitten vielä ohi. Ns. helppoja vastustajia ei Leijonilla ole. Haastattelujen perusteella niitä ei Kanadallakaan omasta mielestään ole – he vain saavat kuhunkin vastustajaan loistavasti sovitetulla pelitaktiikalla voittamisen näyttämään kovin helpolta.

Erityisen kiitettäväksi Kanadan maajoukkueen tason tekee sen nuorekkuus. Siinä missä isäntämaan joukkueen valovoimaisin tähti, toki aivan ansaitusti, oli uransa näihin kisoihin päättänyt Jaromir Jagr, Kanadan joukkue voisi ikäjakaumansa perusteella esiintyä samalla kokoonpanolla vielä monissa MM-kisoissa. Itse silti veikkaan ettei niin tule käymään, vaan sama uusien pelaajien nostaminen edustusjoukkueeseen, vastuun antaminen ja kasvattaminen jatkuu myös tulevaisuudessa. Tätä lähestymistapaa tarvitsemme enemmän maamme PK-sektorin yritysjohdossa ja hallituksissa; paraskin menestystarina katkeaa jos se henkilöityy liiaksi nykyiseen johtajaan eikä riittävän kyvykkäitä, nälkäisiä jatkajia ole osattu ajoissa kasvattaa. Jos yrityksen sukupolvenvaihdos vaikuttaa tunnelissa kohti tulevalta junalta, on viimeistään yhtiön hallituksen syytä katsoa peiliin.

Kanadan pelistä myös paistoi, erinomaisesta yhteispelistä ja yksilötaidoista huolimatta, tietynlainen rentous ja hyväntuulisuus. Toki tässä voi lakonisesti todeta että helppohan se on hymyillä kun voittaa – mutta entä jos asia onkin juuri toisinpäin? Tulosta syntyy kun hommaan osataan suhtautua ammattitaitoisesti ja hiukan leikitellen, huumorilla. Hampaat irvessä ja rystyset valkoisina mailaa puristaen tuskin syntyy muuta kuin ruuhkaa jäähypenkille.

Vielä yhden elementin Kanadan joukkueen menestyksestä nostan esiin. Nimittäin koko maan imagon. Jos joku maa maailmassa tunnetaan jääkiekkomaana, niin se on Kanada. Siitä huolimatta että naapurissa USA:ssa olisi maailman kovatasoisimmaksi väitetyn NHL-sarjan johdosta vähintään yhtä hyvät mahdollisuudet luoda suvereeni menestystarina MM-jääkiekosta. Siinä ei kuitenkaan ole koskaan onnistuttu. Olivatpa syynä sitten MM-kisojen vähäisempi arvostus, huippupelaajien kieltäytymiset, tai kisojen alkaessa vielä jatkuvat NHL:n finaalit, niin resursseihinsa verrattuna USA lienee kisojen historian suurin alisuoriutuja. Kanada sen sijaan on onnistunut luomaan edustusjoukkueessaan pelaamisesta maan jääkiekkoilijoiden arvostaman mahdollisuuden jota tavoitellaan, ja jonka puolesta halutaan päästä omat kyvyt näyttämään ja tulosta tekemään. Parempaa työnantajaimagoa tuskin voisi toivoa!

Ensi vuonna, arvon vaahterapaidat, olette silti taas kovan paikan edessä – Leijonat tulevat taas!

Onko rekrytointi varmasti tarpeellista? Tarkista nämä neljä asiaa.

Santtu Vehosalmi

Työpaikkojen luomisen tarve niin koko maan kuin sen yksittäisten tallaajienkin talouden ylläpitämiseksi on ollut kestopuheenaihe pitkin kevättä. Me kansalaiset äänestimmekin ainakin seuraavaksi neljäksi vuodeksi työpaikan 199:lle itsemme edustajalle. Harvemmin kuitenkaan on niin että pääsee vaikuttamaan rekrytointipäätöksiin tarvitsematta ajatella valittavan henkilön palkkaa ja luontaisetuja. Sen verran kalliita rekrytointipäätökset tässä maassa ovat – väärien henkilövalintojen kustannuksista puhumattakaan – että työnantajan on sitä oman yrityksen rekrytointipäätöstä syytä miettiä tarkkaan ja harkiten. Kaivankin tällä kertaa mietintämyssystäni eteenne ruudulle eväitä siihen tilanteeseen, kun uuden työvoiman rekrytointi vaikuttaa tarpeelliselta. Onko niin todella?

Suosittelisin ihan ensin miettimään, tarvitaanko kyseistä tehtävää tai virkaa enää lainkaan. Tämä saattaa kuulostaa vähintäänkin itsestäänselvyydeltä, mutta hiukan pintaa syvemmältä kuopaistuna ei ehkä sitten olekaan. Homo sapiensilla kun tahtoo olla sisäänkoodattuna taipumus ylläpitää status quo:ta ennemmin kuin lähteä muutoksen tielle. Etenkin tilanteissa jossa yrityksen nykyinen työntekijä on tehtävänsä jättämässä, menee autopilotti aika herkästi päälle ja lähdetään rekrytoimaan uutta henkilöä ns. samaan muottiin. Tekisin tässä kohdassa ’tammiset’ ja kelta-vihreä-ruutuinen pikkutakki heilahtaen pyytäisin aikalisän, heittääkseni muutaman välikysymyksen: onko ko. tehtävän tuotokselle varmasti yhä tilausta? Jos kyseinen tehtävä lakkautetaan kokonaan, miten se näkyisi asiakkaille? Entä muille sidosryhmille? Voidaanko tehtävien uudelleenjärjestelyllä kattaa ko. osa-alue olemassa olevilla resursseilla? Olisiko kyseinen tehtäväkenttä hoidettavissa uusilla tietoteknisillä ratkaisuilla, tarjoten samalla muullekin henkilöstölle parempaa informaatiota/toiminnallisuuksia työssään? Entä onko ko. tehtävä niin keskeinen yrityksen ydinbisnekselle että se on syytä tehdä itse eikä esim. ulkoistaa? Onko tehtävän resurssitarve jatkuvaa vai tilapäistä – olisiko siis esimerkiksi henkilövuokraus toimiva vaihtoehto?

Mikäli vielä tässä kohden henkilöresurssin tarve näyttää kirkkaan vihreää valoa, niin miten on itse työnkuvan laita – vastaako se yrityksen lähitulevaisuuden tarpeita ko. tehtäväkentällä, vai onko sen tarkoituskin olla copy-paste viisi vuotta sitten laaditusta tehtäväkuvauksesta? Työnkuvia, vastuualueita, toiminnan mittareita sun muuta voidaan tietenkin perustellusti muokata yksittäisen henkilön kohdalla myös olemassa olevan henkilöstön osalta, mutta helpoimmin se käy ihan varmasti ennen kuin tehtävään on henkilöä valittu. Tehtävän tasosta riippuen peilaisin toimenkuvaa yhtiön visioon/strategiaan: mahdollistaako suunniteltu työnkuva sellaisenaan kokonaisuuden kehittymisen toivottuun suuntaan? Vastaavatko tehtävään valittavan valtuudet työn tuloksille asetettuja odotuksia? Jos kyseessä on jo olemassa olleen paikan uudelleen täyttäminen, mitkä ovat olleet ko. tehtävän hoitoon tai siitä saavutettuihin tuloksiin liittyneet merkittävimmät haasteet? Miten ne vältetään jatkossa? Ja sama toisinpäin: miltä osin työnkuva on pidettävä ennallaan ettei muutoksilla rikota mitään mikä toimii?

No niin, nyt alkaa näyttää hyvältä. Resurssitarve on vahvistettu ja työnkuva päivitetty eteenpäin katsoen. Vaan millainen Teräsmies tai Ihmenainen tarvitaan kyseisen tehtävän menestyksekkääseen hoitamiseen? Helpoin tapa varmistaa henkilövalinnan epäonnistuminen, on laatia halutun osaajaprofiilin kriteerit väärin. Onko kyseessä tehtävä jossa oikeasti vaaditaan tietty, tarkasti määritelty muodollinen pätevyys, kuten vaikkapa lentäjän ammatissa? Vai jätetäänkö koulutustaso hakijan mietittäväksi, tyyliin ’tehtävään sopiva akateeminen tutkinto’? Jos koulutuksen erityisalalle ei ole vaatimusta, miksi sen pitäisi olla tasoltaan akateeminen? Miten, kyseisessä tehtävässä onnistumisessa, painottuvat vaakakupeissa muodollinen pätevyys ja toisaalta aiempi työkokemus? Miten tuo painotus näkyy valintakriteereissä? Jos halutaan toiminnan kehittyvän, kannattaa varmasti katsoa resursseja myös sen oman – ja rekrytoinnin vinkkelistä siis helpoimman – toimialan ulkopuolelta: minkä muiden toimialojen tuntemuksesta olisi yritykselle hyötyä ko. tehtävässä? Entä mistä uusista kompetensseista ko. tehtävän sektorilla on seuraavaksi tulossa pulaa yrityksessä? Tämän tapaisia kysymyksiä on vaikka miten paljon, tehtävän senioriteetin ja toimialan mukaan. Peukalosääntönä sanoisin että kriteerit kannattaa miettiä niin että jokaisen niistä pystyy pyydettäessä yrityksen toimitusjohtajalle tai hallituksen puheenjohtajalle kakistelematta perustelemaan.

Nyt siis on jo haluttu profiilikin selvillä! Ei muuta kuin rekryprosessi käyntiin ja… miten niin ei? Haa! Nyt kun sekä tehtävänkuvaa että valintakriteereitä on muokattu, niin eikö olisi syytä tarkistaa löytyykö uuden osaajaprofiilin kaltaista henkilöä jo valmiiksi yrityksen palkkalistoilta? Valitettavan monessa yrityksessä tämä keskeinen vaihe ohitetaan kokonaan tai toteutetaan vain ylimalkaisesti. Syynä voivat olla esimerkiksi heikot henkilöstöprosessit- ja järjestelmät (ei yksinkertaisesti ole näkyvyyttä nykyisen henkilöstön osaamisprofiileihin ja intresseihin) tai yrityskulttuuri voi olla sellainen että jokainen esimies pitää lähes mustasukkaisesti kiinni omista tiimiläisistään eikä yrityksen sisäistä urakiertoa tueta. Tietenkin voi myös olla olevinaan niin ’kiire’ ettei ehditä katsoa nykyisen henkilökunnan sopivuutta läpi. Olisiko tämänkertainen resurssitarve se jonka myötä koko yrityksen henkilöstösuunnittelu pannaan kuntoon? Panostus oman henkilöstön urakehityksen mahdollisuuksiin sitouttaa henkilöstöä erittäin tehokkaasti – talon ulkopuolelta rekrytoimisella voi olla aivan päinvastainen vaikutus.

Vasta tässä kohdassa, kun tehtävän todellinen tarpeellisuus, työnkuva, valintakriteerit, ja nykyisen henkilöstön sopivuus tehtävään on tarkistettu, suosittelisin hyppäämään itse rekrytointiprosessin toteutuksen suunnitteluun. Tämä täysin riippumatta siitä hoitaako yritys rekrytoinnin kokonaan itse, vai käyttääkö sen toteuttamiseen kokonaan tai osittain alan ammattilaisten palveluja.

Mikäli rekrytointiprosessi itsessään tuntuu lähinnä sukellusvenejahdilta, autan mielelläni.

Työllistymisen itsepalvelua vaikka koreaksi

Santtu Vehosalmi

Mistä niitä syntyy? Niin, niitä työpaikkoja. Niille työtä vailla oleville. Että saataisiin sisältöä elämään, parannusta ostovoimaan, kasvua turhakkeiden ja palvelujen kysyntään ja sitä kautta yrityksiin (mikä taas synnyttäisi lisää työpaikkoja), sekä niitä kovasti kaivattuja veroeuroja valtion alipaineiseen kirstuun. Siis yhtälö jossa kaikki – kerrankin ihan kaikki – voittaisivat. Miksi sen toteuttaminen on niin vaikeaa?

Tässä vaalien alla olen monena iltana ollut liikutuksesta kyyneleiden partaalla kuunnellessani poliitikkojen kilpalaulantaa siitä miten he haluavat helpottaa minun ja muiden yrittäjäkollegoideni elämää. Nämä ovat selkeästi ne vaalit jolloin terve järki voittaa! Ei enää yritysten perustamista liiketoimintaympäristöön jossa verot lankeavat maksettavaksi ennen kuin mitään liikevaihtoa on syntynytkään, yrittäjäeläkemaksut on mitoitettu järjettömiksi, ja yrittäjäksi ryhtyminen tarkoittaa sosiaaliturvan katkeamista kuin seinään. Nyt siis yhteiskunta on kääntymässä yrittäjän ankeuttamisesta yritystoimintaa kannustavaksi ja sen koko yhteiskuntaa hyödyntävän työpaikkojen luomisen ymmärtäjäksi! Voi tätä ilon päivää. Pakko avata vielä toinen nessupaketti kun niin silmiä vetistää.

No, nyt kun työpaikkojen luomisen ongelma on vaaleja vaille ratkaistu, niin tarvitsevatko ne työnhakijat jotain muutakin? Kyllä tarvitsevat. Uusia ilmoituksia YT-neuvottelujen alkamisesta on valitettavasti tullut niin eilen kuin tänäänkin. Ja se jono kilometritehtaalle on ennestäänkin pidempi kuin yhdetkään viralliset ja desimaalin tarkkuudella kuukausittain raportoitavat prosentit työttömistä kertovat. Siinä jonossa ovat edustettuna ihan varmasti kaikki maamme vähemmistöt ja enemmistöt, ammattiosaamisesta, koulutuksesta, puoluekannasta, etnisestä taustasta tai kengännumerosta riippumatta.

Kävin viime viikolla kahteen kertaan Espoon TE-toimistossa. Siis ihan siinä fyysisessä rakennuksessa, en verkkosivuilla. Kyseisiä toimistoja ei Espoossa enää olekaan kuin yksi, ja siinä yhdessäkin asiakaspalvelupaikkoja – sitä kutsutaan infoksi – vain kaksi, ja niihin on tietysti jonotusnumero. Jonot eivät kuitenkaan olleet kahtena eri arkipäivänä satunnaisesti todettuna edes pitkiä. Siis yksi Suomen suurimmista kaupungeista, vain yksi TE-toimisto, ja sielläkin hiljaista. Työllisyystilanteen on pakko olla Espoossa lähellä 100% työikäisestä ja työkuntoisesta työvoimasta? Vaan kun ei taida olla. Missä tai kenen toimesta nyky-Suomessa työttömiä autetaan löytämään oman alansa työpaikat, piilotyöpaikoista puhumattakaan? Kuka neuvoo oman ansioluettelon luomisessa, tai miten lähettää avoin hakemus itseä kiinnostaviin yrityksiin? Keneltä pitkään työttömänä ollut saa tsemppausta ja uutta uskoa uuden työnhakuaallon käynnistämiseen? Missä kerrotaan mikä on sosiaalinen media ja miten sitä voi hyödyntää työpaikan etsinnässä? Mistä alanvaihtaja saa opastuksen omaan tilanteeseensa? Kun YT-ilmoituksia tulee vain lisää, niin millaisella automaattiohjauksella on ajateltu muutaman sadantuhannen työttömän löytävän töitä? Ainakin itseäni kovasti arveluttaa seurausten osalta tämä TE-toimiston pankeilta adoptoima toimintamalli jossa asiakasta ei enää haluta tavata, vaan tämän odotetaan hoitavan kaikki asiansa itsepalveluna verkossa. Löydä työpaikka? Klikkaa tästä. Helppoa kuin heinänteko.

Työvoimapulaakin toki on, ja tältä osin vaihtelua tämänkin maan sisällä aloittain ja paikkakunnittain. Ainakin osa tästä ääneen huudetusta työvoimapulasta on oman kokemukseni mukaan kuitenkin kriteereistä johtuvaa: varsinkin pienemmissä yrityksissä pyritään (periaatteessa tietenkin ihan oikeutetusti) maksimoimaan jokaisesta uudesta rekrytoinnista yritykselle saatava hyöty. Etsitään mahdollisimman laajan kokemuksen/pätevyyden omaavia moniosaajia joita voidaan sitten joustavasti hyödyntää yrityksen eri tehtävissä kulloisenkin markkinatilanteen ja tilauskannan mukaan. Käytännössä tämä välillä johtaa osaajaprofiileihin joiden osalta törmätään työvoimapulaan. Farmaseutin tutkinnon omaavaa levyseppä-hitsaajaa jolla olisi myös täysperävaunullisen kuorma-auton ajokortti ja sujuva korean kielen taito ei välttämättä löydy. Tässäkin kohdassa rekrytointiyritysten asiantuntemus säätää työnantajalta tuloksettoman hakuprosessin vaivat – ulkopuolinen taho kehtaa kysyä juuri ne kysymykset jotka auttavat priorisoimaan tarvittavan lisätyövoiman valintakriteerit.

Erilaisia kokeiluja työllistymisen edesauttamiseksi on toki ollut eri puolilla maata – ja niin pitääkin olla. Niitä tulisi olla vielä nykyistä enemmän, ja niistä saatavia kokemuksia tulisi käydä läpi koko maan osalta, ei vain sen oman kunnan kokeilun osalta, jotta tietämys karttuisi ja resurssit työllistymisen osalta saataisiin mahdollisimman nopeasti kohdistettua niihin toimiin jotka oikeasti auttavat. Helsingin sanomat uutisoi äskettäin pitkäaikaistyöttömien mahdollisuudesta työllistyä katujen siivoajina Tampereella. Vaalipuheissa on ehdoteltu esimerkiksi pitkäaikaistyöttömien pakkotyöllistämistä vanhusten auttamiseen ulkoilussa ja kauppareissuilla. Pakko-missään ei yleensä asianomaisten motivaatio ole korkeimmillaan. Taskulaskimella pääsee aika pitkälle mielekkään yhtälön luomisessa, ja tarjouksen ollessa mielekäs ei mitään pakkoakaan tarvita. Työstä maksettava korvaus, ennakonpidätys, työttömyyden tuet ja niiden ennakonpidätykset, ja näiden välisen erotuksen etumerkki ja suuruus kertovat aika nopeasti mistä summista ylöspäin alkaa tarjolla oleva työ kiinnostaa.

Halutaanko työllisyysongelma oikeasti ratkaista? Miksi sen annetaan ymmärtää olevan niin vaikeaa? Saa kommentoida!

Asiakaspalvelun pelastuspaketti

Santtu Vehosalmi

Aika monen yrityksen verkkosivuilla ja mainossloganeissa julistetaan miten asiakasta on ’ilo palvella’. Se oikea kysymys kuuluukin, monenko yrityksen tarjoama palvelukokemus on ilo asiakkaalle. Viininmaistelijat puhuvat jälkimausta, ja mielestäni sama termi sopii erinomaisen hyvin asiakaspalvelun arviointiin. Onko asiakkaalle yrityksesi palvelun käyttämisestä jäävä jälkimaku pehmeän tanniininen, suorastaan pirskahtelevan mansikkainen, vai lähinnä hapokas?

Pelikenttä asiakaspalvelun tarjoamisessakin monimutkaistuu koko ajan – kanavia joiden kautta asiakas voi yritystä lähestyä tulee aina vain lisää, kilpailu kiristyy ja asettaa omat paineensa palvelun tarjoamiselle, ja kaiken huipuksi asiakkaan vaativuus kasvaa sitä mukaa kun vaikkapa Internet of Things (no oli ihan pakko upottaa yksi trenditermi tähänkin blogiin!) lisää asiakkaan omaa tietämystä tuotteista ja palveluista. Siitä huolimatta, onneksi, hyvän tai jopa erinomaisen palvelukokemuksen tuottaminen asiakkaalle ei edelleenkään ole rakettitiedettä. Laittamalla jo seuraavat perusasiat kuntoon olet yllättävän monella toimialalla kilpailijoitasi edellä.

Yrityksen oma henkilöstö on kaiken A ja O siinä millaista palvelua asiakas yritykseltä saa. Henkilöstön oma työviihtyvyys vaikuttaa suoraan siihen miten he asiakkaaseen asennoituvat ja tätä palvelevat. Mikäli asiakaspalvelijat mielletään yrityksen sisällä aloittelijoiksi jotka ehkä myöhemmin ’ylenevät oikeisiin tehtäviin’, ei ole syytä paljoa odottaa heidän asiakkaalle tarjoamansa kohtelun osalta. Työhön liittyvä arvostus on olennainen osa sen mielekkyyttä. Miten yrityksessäsi palkitaan asiakasvalituksen ratkaisemisesta asiakasta tyydyttävällä tavalla? Myös luontaiset taipumukset palvelualttiuteen helpottavat onnistumisia, ja näiden kartoittamiseen on olemassa päteviä testejä käytettäväksi henkilövalintojen yhteydessä. Minkä henkilövalinnan onnistuminen on sinun yrityksellesi tärkeämpää kuin sen jonka kautta asiakkaasi tulevat muodostamaan käsityksensä yrityksestäsi?

Keskeisin elementti asiakkaalle yrityksesi toiminnassa on se, pystytkö ratkaisemaan hänen ongelmansa. Sen tarpeen tai toiveen, minkä johdosta hän yrityksesi hellään huomaan tuli – tapahtuipa se sitten kivijalan suhisevista liukuovista, verkkosivujen kautta, puhelimitse tai sosiaalisessa mediassa. Minua ei edelleenkään lakkaa ihmetyttämästä miksi yritykset antavat organisaatiorakenteensa siilojen näkyä asiakasrajapinnassa. ”Minä voin auttaa teitä tässä, mutta tuon ja tuon seikan osalta teidän pitää kääntyä toisten myyjien/tukihenkilöiden/kanavien puoleen, minulla ei ole näkyvyyttä niihin osa-alueisiin palveluistamme.” Jokainen asiakaspalvelija tulisi olla sekä oikeutettu että velvoitettu ratkaisemaan asiakkaan ongelma tai tarve kokonaisuudessaan kaikin yrityksen valikoiman tarjoamin keinoin. Jokainen asiakkaan siirto yhdeltä työntekijältä toiselle on riski jossa moni seikka voi mennä pieleen, ja hyvinkin alkanut kohtaaminen kääntyä painajaiseksi. Legendaarisia ovat ne rautakaupan myyjät jotka jäähallin kokoisessa myymälässä viittovat tiskinsä takaa asiakkaalle että ’ne on tuolla suunnassa ne vesihanat’. Enpä ole vielä myöskään tavannut yhtään ihmistä joka ilahtuisi saadessaan esimerkiksi toistaa toiselle työntekijälle saman ongelman tai tarpeensa mitkä juuri oli yhdelle kertonut.

Kivijalasta puhutaan jo välillä kuin rasitteesta – eikös se olisi kaikille helpompaa kun olisi vain verkkokauppoja? No ei olisi. Kivijalan päällä seisova fyysinen toimitila on asiakaspalvelun tarjoamisen vinkkelistä erinomainen etu – tai jos se ei oman yrityksesi toiminnassa sellaiselta tunnu, se pitää sellaiseksi muuttaa. Henkilökohtainen palvelu chatissä tai puhelimitse ei ole koskaan sama asia kuin hyvin toteutettu henkilökohtainen palvelu kasvotusten. Parhaitenkaan animoitu hymiö ei ole kuin animaatio ruudulla. Ihminen on edelleen sen verran sosiaalinen eläin että se asiakaspalvelijan hymy, äänensävy, ja mahdollisuus katsoa silmiin, nostaa palvelukokemuksen eri sfääreihin. Kokeilkaapa miten hyvä tässä tuolissa on istua. Tuossa voitte sovittaa niitä farkkuja, olkaa hyvä. Haluaisitteko maistaa uutta jogurttiamme? Jos myskin tuoksusta pidätte, niin mitä mieltä olette tästä partavedestä? Mitä pidätte värien syvyydestä tässä LED-televisiossa tuohon verrattuna? Verkkokaupoilla on paikkansa. Niin on kivijaloillakin. Asiakaspalveluvaltit pitää kumpaankin miettiä erikseen.

Lupausten pitäminen ei voi olla poikkeus vaan perusedellytys hyvässä asiakaspalvelussa. Mitä sinun yrityksesi lupaa asiakkaille? Miten tarkasti tiedätte että lupauksenne myös toteutuvat palveluntarjonnassa? Se miten asiakaskokemuksia mitataan ei ole ihan yksinkertaista; mittarien miettiminen niin että ne mittaavat juuri kunkin palvelun onnistumisen kannalta kriittisiä vaiheita, ja tekevät sen mahdollisimman pitkälle automatisoidusti (lue: asiakasta vaivaamatta), on hienovaraista suunnittelua ja usein prosessien ja teknologian muutoksia vaativa kokonaisuus. Mutta se kannattaa. Toki voit pyytää asiakasta vain valitsemaan mikä hymy- tai yrmynaama parhaiten kuvaa hänen tuntemuksiaan saamastaan palvelusta – mutta moniko asiakas vaivautuu siten äänestämään? Ja mitä sitten jos kyseinen fiilismittari näyttää punaista, mistä tiedät mikä mättää? Mittarien merkitystä pörssiyritysten talousluvuille ei kukaan kyseenalaista. Väitän että mittarien merkitys asiakaspalvelulle – ja sitä kautta niille talousluvuille – on aivan yhtä tärkeä. ROS, Return On Smile, anyone?

Kustannustehokkuus mielletään usein kirosanaksi henkilökohtaisen, onnistuneen palvelukokemuksen tarjoamisessa. Ikään kuin hyvä palvelu olisi aina kallista toteuttaa. Ei ole. Päinvastoin – huono palvelu se vasta kalliiksi tulee! Kilpailu on kovaa ja tulosta pitää silti tehdä mikäli mielii palvella asiakkaita jatkossakin. Ei ole järkevää käyttää resursseja väärin mitoitettuihin palveluihin, tai jättää hyödyntämättä eri kanavien tuomat mahdollisuudet palvelujen tarjoamisen suunnittelussa. Harva asiakas ilahtuu siitä kun joutuu ottamaan jonotusnumeron – hyvin moni sen sijaan kiittää siitä että sinun yrityksessäsi hommat on mietitty oikein ja asiakkaat löytävät tarvitsemansa helposti, ja saavat ammattitaitoiselta henkilökunnalta vielä lisävahvistuksen oletuksilleen oikeaan osuneesta valinnasta.

Voinko olla avuksi?

Nyt jos koskaan on työnantajan markkinat

Santtu Vehosalmi

Aika aikaansa kutakin, sanoi pässi kun päätä leikattiin. Tämä vanha kansanviisaus sopii nasevasti kuin tikku varpaaseen myös talouden suhdanteisiin – ja esimerkiksi työllisyyteen. Välillä on työvoimapulaa, ja työnhakijat voivat lähestulkoon kilpailuttaa työnantajia valitessaan kenen tarjoukseen tarttuvat. Aina löytyykin yksittäisiä ammattialoja joilla on osaajista pulaa, ainakin jollain maantieteellisellä alueella. Nyt on kuitenkin niin että tällä hetkellä Suomessa on työnantajan markkinat!

Hyvin harvoin on ammattitaitoista työvoimaa vapailla markkinoilla, lähes alalla kuin alalla, siinä mittakaavassa kuin nyt on. Väitän että virallisten tilastojen työttömien työnhakijoiden määrät sortuvat määritelmiensä ahtauteen eivätkä anna todellista kuvaa nykytilasta. Kun ei anneta erilaisten kirjavien kurssitusten, harjoitteluohjelmien ja täydennyskoulutusten hämärtää sitä tosiasiaa että niihinkin työttömyystilastoista tilapäisesti siivotut työnhakijat ovat yhtäkaikki vailla työpaikkaa, päästään paljon lähemmäs todellista tilannetta kuin mitä viralliset työttömyysprosentit antavat ymmärtää. Tähän kun vielä lisätään nykyisen työpaikkansa menetystä ennakoivat tai muuten uranäkymiinsä tyytymättömät virallisesti työssä olevat henkilöt jotka myös aktiivisesti hakevat töitä, aletaan jo olla lähellä todellista työnhakijoiden kokonaismäärää – ja työnhaun kilpailutilannetta. Sitä, mikä se määrä on, millä satatuhatluvulla liikutaan, ei kukaan tiedäkään. Työvoimaa on todella tarjolla huolestuttavan suuressa määrin tällä hetkellä. Tämän seikan osalta myös varoituksen sana työnantajille: rekrytointiprosessi on syytä suunnitella ja kohdentaa oikein, hakemusmäärän pitämiseksi jotenkin järkevällä tasolla. Työpaikkailmoitusta seuraava kyselytulva ja hakemusten määrä saattaa silti tässä hetkessä huomattavasti ylittää ennakkoarviot. Silloin pitää löytyä resursseja myös itse rekrytoinnin suorittamiseen kunnialla.

Toinen seikka mikä tekee työmarkkinoistamme nyt työnantajan markkinat, johtaa suoraan edellisestä kohdasta. Koska hakijoita on paljon ja siis kilpailu avoimista paikoista kovaa, ovat myös työnhakijoiden palkkatoiveet usealla alalla ja eri senioriteettitason tehtävissä tavallista maltillisempia. Pitkää ja monipuolista työkokemusta, useiden tutkintojen yhdistelmiä, kielitaitoa, toimialatuntemusta, kansainvälistä perspektiiviä, ja henkilön mukana tulevaa kontaktiverkostoa on nyt valtakunnallisesti alennusmyynnissä. Nopeat työnantajat syövät hitaat, ja yleispätevimmät kokonaisuudet menevät ensin.

Rekrytointiprosessin kokonaiskuvaa ajatellen työpaikkailmoituksen kulut eivät tyypillisesti näyttele merkittävää roolia – mutta ei siitä työnantajalle tietenkään haittaakaan ole, että nyt niissäkin kuluissa voi säästää jopa tuhansia euroja. Sosiaalisen median kanavat ovat tavoittavuudessaan saavuttaneet sellaisen mittakaavan että ne jo tarjoavat perinteiselle sanomalehti-ilmoittelulle hyvinkin edullisen ja tehokkaan työpaikkailmoittelukanavan, monellakin alalla. Ilmoittelu näissä kanavissa ei edelleenkään tavoita kaikkia potentiaalisia kandidaatteja – mutta on hyvä muistaa että sitä ei yksinään tee myöskään ilmoitus yhdessäkään printtimediassa, hintalapusta huolimatta.

Lisääntynyt kilpailu rekrytointi- ja suorahaku-yritysten kesken pelaa sekin työnantajien pussiin. Toimeksiantojen välityspalkkiot halutun kaltaisen osaajan ’headhunttauksesta’ tai rekrytoinnin hoitamisesta ovat nekin kaventuneet. Etenkin pitkään (lue: edellisestä nousukaudesta asti) samaa alan yritystä käyttäneiden toimeksiantajien kannattaa nyt kysyä tarjouksia myös muilta alan toimijoilta. Rekrytointipäätöksissä palvelun hinnan ei tietenkään pidä olla ainoa valintakriteeri, vain siksi että sitä on helppo vertailla. Jo pelkkä hintojen kertominen avoimesti esimerkiksi yrityksen verkkosivuilla kertoo kuitenkin myös tietynlaisesta avoimuudesta ja luotettavuudesta yrityksen toiminnassa. Miksi pitäisi toimia palveluntarjoajan kanssa joka arpoo palvelulleen hinnan kysyjän mukaan? Suorahakukaan, vaikka piilotyöpaikoista puhutaankin, ei ole salatiedettä.

Eikä siinä vielä kaikki! Valtion ja kuntien tuskaillessa työllisyydenedistämiseen liittyvien tavoitteidensa kanssa, on työnantajille tarjolla porkkanoita myös rekrytoinnin osalta. Työttömän työnhakijan palkkaamiseen voi työnantaja hyvinkin saada valtion maksamaa palkkatukea ja vielä sen päälle kuntakohtaista työllistämislisää. Esimerkiksi yli 12 kuukautta työttömänä olleen työnhakijan palkkaamiseen voi saada valtiolta enintään vuoden ajaksi 40% henkilön palkkakuluista, ja jos työpaikka sijaitsee vaikkapa Vantaalla, niin ns. ’Vantaa-lisää’ työllistämiselle maksetaan tuon päälle 500 euroa kuussa jopa kahden vuoden ajalta. Ei ihan yhdentekevää, vai mitä? Työnantajan kannattaa todellakin olla yhteydessä TE-toimiston työnantajapalveluihin sekä oman kuntansa työllisyyspalveluihin ja käyttää hyväkseen yhteiskunnan työllistämiselle tarjoamat avut.

Talouden kääntyessä kasvuun, siitä ovat luonnollisesti parhaissa asemissa hyötymään ne joilla on jo resursointi kunnossa ja työvoima valmiiksi koulutettuna kasvun satoa korjaamaan. Kannattaisiko sinun, arvoisa työnantaja, toimia nyt?

Tanssia julkisen sektorin hankintojen kanssa

Santtu Vehosalmi

Vaikka järkyttäviä lento-onnettomuuksia on taas viime kuukausina sattunut ja niistä meille turhankin seikkaperäisesti uutisoitu, niin moniko meistä tulee ajatelleeksi lentokoneeseen astuessaan että tuli juuri nousseeksi maan vetovoimaa vastaan kymmenen kilometrin korkeudessa taistelevaan metalliputkeen jonka jokainen komponentti on erikseen kilpailutettu ja ostettu halvimmalta laatukriteerit täyttävältä toimittajalta? No sitä ei ehkä kannatakaan siinä kohdassa liikaa miettiä.

Tuotteiden ja palvelujen kilpailutuksilla on ilman muuta paikkansa ja tilauksensa nyky-yhteiskunnassa. Tarkoitusperätkin ovat yleensä hyvin ymmärrettävät ja sinänsä kannatettavat: halutaan varmistaa että ostettavan hörpöttimen laatu ja toiminnallisuus vastaa sen käyttäjien tarpeita, ja ettei toisaalta makseta liikaa kyseisestä hörpöttimestä ja saadaan sitä kautta käytettävissä olevat varat riittämään mahdollisimman moneen muuhunkin hörpöttimeen. Hyvä näin.

Kilpailutusten tasapuolisuutta ja yhdenmukaisuutta pyritään kontrolloimaan sekä Euroopan Unionin tasolla että kansallisesti erinäisin säädöksin ja pykälin. Suomessa tältä osin keskeisen lainsäädännön muodostaa hankintalaki. Yksi monelle pienyritykselle merkittävä pykälä EU-tasolla liittyy ostettavan hörpöttimen rahalliseen arvoon. Julkisen sektorin hankinnat voidaan Euroopan Unionin jäsenmaissa jättää kilpailuttamatta jos tarvitun hörpöttimen rahallinen arvo jää alle 30,000 euron (alv 0%). Käytännössä tällä tavoin mahdollistetaan esimerkiksi uudentyyppisen palvelun pilotointi pienessä mittakaavassa tuohon raja-arvoon asti, ja pilotista kerättyjen kokemusten pohjalta on sitten mahdollista laatia kyseisen hörpöttimen varsinainen hankintailmoitus kaikkine kriteereineen mahdollisimman järkevästi ja oikein suunniteltua tarvetta ja volyymia ajatellen. Ideana hyvä ja ajatuksena toimiva.

Suomessa kaikki julkisen sektorin hankintailmoitukset (eli siis kaikki tuon 30,000 euron raja-arvon ylittävät hankinnat jotka on avattava tarjouskilpailulle) löytyvät keskitetysti yhdestä palvelimesta, Hilmasta. Hilmassa hankintailmoituksia voi etsiä hakukoneen kautta sekä maantieteellisten alueiden pohjalta, aikajaksoittain, että koodeilla hankintatyypin mukaan, tai vapaavalintaisilla hakusanoilla. Tämä on luonnollisesti palveluntarjoajan vinkkelistä hyvin kätevää, kun jokaisen yksittäisen kunnan tai julkisen sektorin organisaation hankintailmoituksia ei tarvitse metsästää esimerkiksi kunkin tahon omilta verkkosivuilta – lehti-ilmoituksista nyt puhumattakaan.

Tämä kilpailutustouhuhan siis pelittää hienosti ainakin julkisen sektorin osalta?

Ei ihan. Päältä kaunis kakku ei maussa tuota ihan niitä elämyksiä mitä ulkokuori ehkä lupaa.

Yritän valaista käytännön tilannetta hypoteettisen esimerkin kautta. Mennäkseni mahdollisimman kauas omalta mukavuusalueeltani, otetaan esimerkiksi vaikka tanssikoulua pitävä yritys, sanotaan vaikka Tanssikoulu Ramba (mikäli näinkin loistavasti nimetty alan yritys oikeasti on olemassa niin kyseessä on puhdas sattuma – toim.huom.). Parkettien partaveitsiksi haikailevien yksittäisten varpaille tallojien ohella Ramban liukasliikkeinen, latinalaisia sukujuuria omaava omistaja päättää etsiä kasvua liiketoiminnalleen yritysasiakkaista ja julkisesta sektorista. Keskittykäämme tässä julkiseen sektoriin. Omistaja luo kunnille virkistäytymistoimintana tarjottavaksi trendikkään ja samalla uudentyyppisen Hytkytys- ja Vatkaus – tanssiohjelman, jossa neljänä eri iltana harjoiteltaisiin tutustumismielessä kertaluontoisesti erityyppistä paritanssia kunakin iltana. Koska kyseessä on palveluinnovaatio, Ramban omistaja päättää tehdä niistä oma-aloitteisesti pilotti-muotoisia kokeilupaketteja yksittäisille julkisen sektorin organisaatoille tarjottavaksi, mutta myös pitää silmällä Hilmaan mahdollisesti tulevia hankintailmoituksia minkään muotoisista tanssikoulupalvelujen hankinnasta.

Tässä muutama vinkki mitä heittäisin ilmoille Ramban omistajan uutta aluevaltausta edesauttaakseni:

  1. Oma-aloitteisesti lähetetyissä pilotti-tarjouksissa ajoitus voi hyvinkin olla ratkaiseva tekijä tarjouksen hyväksymisen osalta. Julkisella sektorilla tanssikoulutukseen käytettävät varat saattavat vaihdella melkoisesti sen mukaan missä vaiheessa budjettikautta ollaan menossa, ja paljonko tanssitaidottomia kunkin yksikön toimialalla kulloinkin sattuu olemaan. Kannattaa siis merkitä tarjouksen voimassaoloaika melko pitkäksi (vaikkapa 6kk) ja sen lisäksi lähettää tarjous jonkin ajan kuluttua uudelleen.
  2. Mikäli pilottitarjoukseesi ei ole tartuttu, et kuitenkaan todennäköisesti saa mitään palautetta siitä miksi ei. Palautteen antaminen palveluntarjoajan – vaikka olisi miten hyvä tanssija – oma-aloitteisesti lähettämään tarjoukseen katsotaan monella julkisen sektorin taholla jotenkin epäsopivaksi. Osa julkisen sektorin organisaatioista ei esimerkiksi mitenkään hyödynnä tuota 30,000 euron rajaa, vaan kilpailuttavat kaiken hintaiset/kokoiset tanssikurssihankintansa. Varaudu siis itseksesi arvuuttelemaan miltä osin tarjouksesi ei ollut hyväksyttävä, ja mahdollisesti pienillä variaatioilla lähettämään tarjouksesi uudelleen.
  3. Etsiessäsi hankintailmoituksia Hilmasta, varaudu siihen että jokainen tanssikoulutusta halajava julkisen sektorin yksikkö mitä todennäköisemmin on keksinyt palvelulle jonkun ihan oman, innovatiivisen nimen. Huomaat nopeasti että yksinkertainen ’tanssikoulutus’ ei tuota osumia, ja silloin kannattaakin päästää sisäinen Darth Waderinsa valloilleen mahdollisten synonyymien miettimiseksi. Tarkista myös ainakin ’liikunta musiikin tahdissa’, ’koulutushumppa’, ’jalalla koreasti valmennus’, ’tanssiin koulutus’ tai vain ’liikunnalliset valmennukset’. Vaikka esimerkiksi jokaisessa naapurikunnassasi hankittaisiin koulutusta jonka tavoite on että osallistujat oppisivat tanssimaan, voit olla melkoisen varma että itsenäisinä toimijoina jokainen kunnista keksii hankinnalleen eri nimen ja eri kriteerit.
  4. Erilaisissa infotilaisuuksissa tulet usein kuulemaan aktiviteeteista joilla julkinen sektori pyrkii varmistamaan pienten yritysten mahdollisuudet myös jättää tarjouksia hankintailmoituksiin. Käytäntö tulee kuitenkin osoittamaan mielenkiintoisia askelkuvioita. Varaudu hyvinkin resursseiltaan suurempia tanssisalonkeja suosiviin kelpoisuusvaatimuksiin kuten vaikkapa lukuisten, suurinumeroisten referenssien mainitseminen juuri vastaavantyyppisistä pitämistäsi tanssikursseista, edellytykseen varmistaa että jokaisella tanssikurssille tulevalla on käytössään oma tietokone ja nettiyhteys jotta he voivat katsoa YouTubesta opetusvideoita kurssin aikana, tai vaatimukseen omalla kustannuksellasi/ajallasi etsiä sopivan pituinen tanssipartneri jokaiselle ilman paria kurssille ilmoittautuvalle.

Pidän peukkuja!

Minä lähdenkin tästä nyt Rambaan opettelemaan sambaa.

Milloin palveluja kannattaa ulkoistaa?

Santtu Vehosalmi

Ulkoistaminen on siitä mielenkiintoinen termi että siihen tuntuu liittyvän usein melkoisia tunnelatauksia, ja jokaisella on vähintäänkin mielipide aiheesta. Yllättävän usein aihetta myös katsotaan lähestulkoon mustavalkoisesti, kaikki-tai-ei-mitään perspektiivillä.

Perusohjeistus ulkoistamiseen menee suurin piirtein niin, että tekemiset jotka eivät ole yrityksen ydinosaamista olisi järkevää ulkoistaa ja sitä kautta vapauttaa niihin yrityksen itse tekemänä sitoutuneet resurssit lisäpanokseksi siihen yrityksen keskeisimpään ydinosaamiseen ja näiden kilpailuvalttien edelleenkehittämiseen. Yksi tulkinta tuosta on se, että aktiviteetit jotka joku ulkopuolinen toimija hoitaa yritystä itseään paremmin (paremmuus voi tarkoittaa asiasta riippuen nopeutta, kustannustehokkuutta, palvelutasoa tai vaikkapa volyymiä), kannattaa tällöin antaa kyseisten toimijoiden hoidettavaksi. Ainakin teoriassa kaikki voittavat, asiakkaita myöten.

Yrityksen omalle liiketoiminnalle ns. bisneskriittisten toimintojen ulkoistaminen kuulostaa vähintäänkin arveluttavalta ja riskialttiilta. Vaan mitä ne ovat ne oikeasti bisneskriittiset palvelut yrityksessä? Myynti- ja markkinointi? Tuntuisi äkkiseltään loogiselta – mutta entäs nämä jatkuvasti omaan puhelimeen tulevat myyntipuhelut sitten, mitkä lähes poikkeuksetta ovat jollekin puhelinmyyjälle ulkoistettua toimintaa? Ja kaikkein suurimmatkin yritykset tyypillisesti luottavat markkinoinnissaan alan ammattilaisten apuun. No ehkä sitten tuotekehitys, sen nyt ainakin täytyy olla bisneskriittistä tuotantoa harjoittavalle yritykselle? Sekin saattaa jäädä konseptitasolle – siitä eteenpäin yksittäiset osa-alueet voidaan siirtää alihankkijoiden ratkaistaviksi ja toteutettaviksi. Kirjanpito, lakiasiat, henkilöstöhallinto, tuotanto, logistiikka… kaikki ovat ainakin suurelta osin, jopa kokonaan, ulkoistettavissa.

Itse vedin aikaisemmassa, korporaatioelämässäni asiakaspalveluun ja asiakastukeen keskittyviä organisaatioita. Edelleen olen sitä mieltä että asiakaskokemus ja sen ymmärtäminen on bisneskriittistä jokaiselle vähänkään pidemmässä juoksussa liiketoiminnassa pysymään pyrkivälle yritykselle. Sillä henkilöstöllä joka vastaa yrityksen asiakkaiden palvelusta silmästä silmään – tai vähintään puhelimitse, chatissä tai somessa, mitkä kanavat nyt sitten kulloisenkin yrityksen asiakasrajapinnan muodostavatkin – on paras tuntuma ja näkemys siihen mitkä osa-alueet yrityksen tarjonnasta toimivat, miten asiakkaat tuotteita tai palveluita oikeasti käyttävät, miten reagoivat mainoksiin, mitä pitäisi kehittää, ja mitä ei missään nimessä tulisi muuttaa tai lopettaa. Jos tämä rajapinta kokonaisuudessaan on ulkoistettu niin että yritystä ohjataan vain sieltä saatavien raporttien voimalla, liikutaan helposti vesillä jossa karikot havaitaan vasta kun niiden väistäminen on myöhäistä.

Aika usein – eikä ehkä kovin yllättäen – meillä onkin taipumus nähdä juuri oman vastuualueemme tekemiset yrityksen liiketoiminnalle keskeisinä ja myös sellaisina mitä ei tulisi ulkoistaa.

Rekrytointi on yksi henkilöstöhallinnon osa-alue jonka hoitamistavoista on keskusteltu vuodenvaihteen molemmin puolin poikkeuksellisenkin vilkkaasti. Talouselämä-lehti esimerkiksi nosti tässä jutussaan esiin start-up yritysten vaikeuden houkutella Suomessa työnhakijoita – vaikka kaivattuja osaajia on työttömänä enemmän kuin tarpeeksi. Samaan aikaan sellaista keskustelufoorumia netistä on vaikea löytää missä ei olisi puheenaiheena työhaastatteluun pääsemisen vaikeus ja se miten huonosti hoidetulta, jopa ylimieliseltä työnantajien rekrytointiprosessin hoitaminen usein työnhakijoista vaikuttaa. Omasta vinkkelistäni tämä ei ole mitenkään vähäpätöinen ongelma siinä mielessä että työnhakijat ovat myös asiakkaita – osa heistä saattaa seuraavassa vaiheessa olla myös tehtävässä jossa päättävät ostetaanko tältä yritykseltä palveluita.

Haluttiinpa sitä tai ei, niin sosiaalinen mediakin on mukana rekrytoinneissa nykyisin aina. Jos ei suoraan avoimien paikkojen ilmoittelussa, tai hakijoiden tiedusteluihin vastaamisessa – niin ainakin työnantajaimagoon vaikuttavana elementtinä keskusteluissa rekrytointikäytäntöjen hyvyydestä (tai huonoudesta). Susanna Rantanen ottikin äskettäin blogissaan esiin sosiaalisen median etuja rekrytoinnissa. Rekrytoinninkaan osalta en ulkoistamista arvioisi mustavalkoisesti, vaan tapauskohtaisesti – löytyykö yritykseltä osaamista rekrytointiprosessin hoitamiseen? Onko odotettavissa olevan hakijamäärän käsittelyyn ja asianmukaiseen tiedottamiseen irroitettavissa riittävästi resursseja? Halutaanko hakijoiden persoonallisuudenpiirteitä kartoittaa mahdollisimman hyvin tulevaan tiimiin sopiviksi, ja jos halutaan niin osataanko valita oikeat testit tähän tarkoitukseen? Mikäli halutun profiilin haastavuuden, tai vaikkapa kilpailijoiden pimennossa pitämisen, vuoksi rekrytointi on järkevintä toteuttaa headhunting projektina, ulkoistaminen alan ammattilaiselle alkaakin olla jo välttämätöntä.

Yksi asia mitä yrityksestä ei voi ulkoistaa, on vastuu. Vastuu liiketoiminnan tuloksista, toiminnan eettisyydestä ja lainmukaisuudesta, ja niin edelleen. Koska näihin jokaisessa yrityksessä keskeisesti vaikuttaa sen oman henkilöstön suoriutuminen oman vastuualueensa tehtävissä, kannattaa yrityksen omistajia myöten kiinnittää huomiota siihen miten hyvin yrityksessä on varauduttu tuleviin tarpeisiin henkilöstön osalta, ja miten yksittäisten henkilövalintojen onnistuminen (hakuprosessissa mukanaolleita työnhakijoita unohtamatta) on varmistettu.

~blogien kirjoittaminen ei välttämättä ole allekirjoittaneen ydinosaamista