When to outsource recruiting?

One of the most essential activities for any organization is to take the time to draw the line between its core and context. In other words, identifying those activities where the organization truly excels, outruns the competition, and seals the deals. Those are the activities that typically result in competitive advantages. Those should form the core of the organization’s value and growth potential. As such, resources should be allocated to the core activities in adequate proportion. That, however, is often easier said than done. Any organization in any industry faces countless requirements and dependencies, many of them almost hygiene factors that just have to be taken care of in order for the core operations to run smoothly. The contextual activities are viable candidates for outsourcing.

Which one of the lists, the core activities or the contextual ones, would you expect most businesses to include recruitment in? To my surprise, exploring this with the CEO’s and the management teams, I have often found it missing from both lists! This is an interesting – and rather alarming – phenomenon given the significance the right talent in the right positions have to any organization’s sheer existence.

My punch line is this: if you do not have the time or the competence to run a recruitment process properly, you are always better off outsourcing most of it.

However, to provide you with some tools to assess this activity area in your organization, here are some of the first pointers I typically look at.

1. Availability of the needed talent in the job market
Are the types of professionals you are looking to hire, readily available and easy to reach in the location where you need them? If the answer is ’no’, or if you are uncertain, I would turn to a professional recruitment consultant or headhunter already when planning the recruitment. Especially if you have a definite deadline by when you need certain roles filled, you may not want to waste valuable months in trying a job ad, learning that it did not result in the type of applicants expected, and then having to turn to professional recruiters anyway. Also, the opposite scenario has wreaked havoc in many a recruitment process: if there are hundreds of professionals matching your vacancy without jobs in the location you want to hire, they may flood your recruitment process beyond expectation and tie far more resources into the overall process than you had planned. Also in that scenario, better go with outsourcing.

2. The confidentiality of your recruitment
Is the role you are looking to fill related to an undisclosed, new business area – or for example a replacement you do not wish to let your competitors/customers know about in advance? If that is a ’yes’, using a headhunter is in practice the only option you have. Even spreading the word internally in your own networks would be highly risky, as almost inevitably your existing customers and competitors would end up in the loop before you were prepared to answer those questions.

3. The recruitment experience
Many – I would like to say most – organizations leave the direct line manager to take care of his or her hiring. You may have some line managers who often have vacancies in their team and are seasoned recruiters; quite likely, though, you also have some who are not. From profile definition to recruitment method selection to conducting interviews and making selections, there are several critical steps in a recruitment process that also require experience to get them right. If you are lacking the experience, outsourcing the recruitment is typically an inexpensive method of damage control.

4. Time
Even if you have done more than enough recruitment in the last few years to know how it should be done and how it works, if your workload now is such that you simply do not have the needed amount of time to focus on another recruitment process and run it properly, you are better off delegating it to a professional. Remember that as a client, you can always choose which parts of the recruitment process, and to what extent, you want your service provider to manage for you.

5. Unknown territories
When you are entering a new market – usually in a geographical sense, but can sometimes apply also in the case of a new industry – and you are not familiar with the local recruitment practices in the market in question, you can save yourself from many unwanted surprises by opting to use a recruitment professional familiar with that market. One customer of mine gave me a good anecdote related to this: ”I would not dare to even drive in that country – how on earth would I know how to recruit there?”.

A few cases in point to help you determine whether outsourcing some of your recruitment would perhaps be a good idea. Just one last flag I want to raise on this one: the final hiring decision is always yours to make. If need be you can outsource the entire search and selection process up to the last two to three strongest candidates – but insist on making the final decision yourself.

It is that important.

All the best for your next interview – whether you are the one asking the questions, or answering them!

Recruitment in start-ups: When two plus three needs to equal six

For any start-up business, one element equally important to adequate funding is having the right people. The smaller the number of employees currently, I would argue, the more significant the implications of each new recruitment decision made. The qualifications, skills and aspirations of each new employee should optimally fit the role available and complement the competencies of the existing employees. Start-ups in particular aim for synergies. The deliverables need to be more than the sum of their parts. In most cases that is still easier to accomplish than getting the 25th hour into a day. So how should a start-up go about finding their next star performer?

First and foremost, spend enough time in planning the recruitment. Even though the owners of the business may have their sights set so far on the horizon that pausing for something as seemingly low-key as a job description is difficult, it will pay off in the process outcome. Pay attention to how you describe the position at hand. Clarity is important in attracting the desired candidates. What will the person in this role be responsible for? What are the deliverables? To what extent is it a team effort? What degree of freedom will the selected individual have to shape his workweek? And so on. Have at least a couple of people who have no insight on the particular job, to read the description and explain to you how they understood it.

You need the role description also to be able to define the requirements for that optimal candidate. It is often emphasized how start-ups in particular look for the right attitude and fit. No problem with that, as long as there are also other qualifications or criteria to enable right targeting of candidates. It is fine to expect characteristics like commitment, high working morale, team spirit, flexibility and service orientation. But such attributes make poor targeting criteria for initial candidate selection – those are more likely to be aspects that can be evaluated in assessment testing and interview rounds. What experience, industry knowledge, certifications or readiness does that right candidate need to have?

Once the vacancy at hand is clearly defined, the other key contributor to attracting the right calibre of candidates is of course awareness. How do you bring this marvelous career opportunity to the attention of the most capable potential candidates? Chances are most of them are currently working, and therefore unlikely to follow any job advertisements. If that is the case, money spent on paid advertisements is largely money (and time) wasted. Engaging all the company’s current employees to check for potentially suitable individuals in their own networks is likely to be a more fruitful approach. And reaching out for professional recruiters is in many cases a very sensible option as well – from both cost and quality perspectives. As an additional plus, professional recruiters will also immediately notice if the job description leaves room for improvement or if the desired candidate profile is not concrete enough.

The fun begins when the above-mentioned pitfalls have been avoided and the actual selection process can start. Every applicant may have a differently structured CV, and a different, personal angle taken in their cover letters. Reading them through is one thing – comparing them against one another is quite a different ballgame. This is why some employers favor frozen templates in their application process – the comparison and selection process is no doubt faster and can even be automated to a large extent when all applicants have been forced into the same mold. Speed and quality do not always go hand-in-hand though. When applicants are forced to follow the same application format, their chance to make a personal application gets lost. You were looking for the right ‘fit’? The fit spells personality. Also, hands up, how many start-ups out there want a rigid, inflexible application process to be the first impression they give to their potential new talent? You catch my drift. Selecting the most promising candidates from a pile of applications is of course tedious work when all applications look different – but they look different for a reason, and a key to successful selection is to explore those differences, not try to force them go away.

Planning is a critical element in any aspect of business. Recruitment is no exception. Few start-ups have experienced recruiters in their payroll. Even fewer would be able to make the right selection from an entirely wrong pool of candidates.

Rekrytoi hyvä myyjä

Missä olet törmännyt hyvään myyjään? Oletko ostanut yrityksellesi palveluja tai tuotteita hyvältä myyjältä? Ostitko viimeksi perheelle auton hyvältä myyjältä? Millaisia ominaisuuksia myyjässä itse arvostat? Ovatko arvostamasi ominaisuudet yhtä yrityksesi ulkoisen mielikuvan kanssa omille asiakkaillenne?

Kun tarve myyjään tulee, ehkä palvelut ja tuotteet ovat jo valmiina odottamassa mutta kukaan ei myy niitä tai on käynyt niin, että yritystä pystyssä pitävä supermyyjä Kimmo onkin siirtynyt kilpailijan leiriin. Yleensä tässä tilanteessa ollaan jo hieman myöhässä. Jonkinlainen sisäinen suunnitelma yleisesti varsinkin pk-yrityksissä olisi aina syytä olla, varautua jonkin avainhenkilön poistumiseen. Muuten koko yritys on pahimmillaan vaarassa. Yllätykset henkilöstössä ovat kuin autoilijat yllättävä talvi. Siihen olisi helppo varautua jos vain haluaa.

Hyvät myyjät ovat kuin unelmapuolisoja – parhaat ovat varattuja?

Hyvät myyjät ovat organisaatiossaan arvostettuja ja liikkuvat verkkaisesti uusiin tehtäviin. Syynä hyvällä myyjällä pysyä samassa työssä on fakta, että uusi organisaatio on tuntematon, sopeutuminen kestää aikansa. Hyvä myyjä miettii aina, pystyykö hän varmasti samaan tai parempaan tulokseen uuden työnantajan kanssa.

Työnantajan on syytä olla rehellinen, voit menettää hyvän myyjäkandidaatin kertomalla liian ruusuisia kuvia nykytilanteesta tai yrityksestäsi. Hyvä myyjä rakastaa haasteita. Jos kerrot, että myynti ei nyt kulje tai siihen tarvitaan selkeästi uusia tuulia, hän ottaa mielellään haasteen vastaan, jos kokonaispaketti on kiinnostava. Kun odotat rehellistä myyjää, ole myös itse rehellinen. Kun myyjä on valittu ylioptimistisin maalailuin yrityksestäsi, pettymys uuteen organisaatioon näkyy heikentyneissä myynneissä heti alkuunsa. Tätähän ei kumpikaan osapuoli ollut hakemassa.

Mistä myyjän löytää?

Kuten todettua, rekrytointi-ilmoitus ei aina vedä puoleensa huippumyyjiä, hakijat saattavat olla keskinkertaisia myyjiä tai myyjiä joiden viimeaikaiset tulokset pakottavat vaihtamaan työpaikkaa kun on vielä otollinen aika. Myynti on kovaa työtä, eli eilisen mestari voi olla tämän päivän kehäraakki. Kun rekrytointi-ilmoittelu ei saa aikaan riittävän hyvää hakijapotentiaalia, voi olla hyvä ottaa kaveriksi headhunting. Tarkennettu kontaktointi tuottaa hyviä ehdokkaita, haasteena ovat yleensä palkkatoivomukset, koska hyvä myyjä tietää tässä kohdassa arvonsa. Hyviä ehdokkaita voi löytää LinkedIn suunnalta tai omien verkostojen kautta. Jos oma aika riittää niin suosittelen toteuttamaan kuvatun kaltaista monikanavahakua. Tällöin karkeasti saa lupaavia junioreita rekrytointien kautta maustettuna kovan luokan ammattilaisilla headhuntingin tuloksena. Niistä voi organisaatio päättää millainen profiili lopulta parhaiten osuu kohdalleen.

Mitä tulisi ottaa huomioon?

Toimialasta riippumatta, hyvän myyjän valinta on monen asian summa. Myyjän pitää olla yrityskulttuuriisi sopiva ja visiot kirkkaana enemmän tulevaan kuin nykyhetkeen. Nähdäänkö alalla jo nyt, mihin se on vuoden päästä menossa. Millaisia taitoja tarvitaan.

Hyvän myyjän faktat ovat lukuja, paljonko kauppaa on tullut, paljonko kontakteja löytyy, ovatko ne hyödynnettävissä uudessa työssä. Saako kontakteihin tehtyä kauppaa vai joutuuko asiakaskuntaa uudistamaan rajusti. Pelkkä myyjän myyntipuhe ei saa liikaa ihastuttaa, ota selvää myös oikeasti siitä, paljonko tulosta on tehty. Hyvä myyjä kertoo mitä voi, heikompi saattaa pitää keskustelun yleisellä tasolla. Hyvällä myyjällä on aina muutama referenssi valmiina taskussa.


Kun rekrytoit uuden myyjän, älä tee sitä kiireessä. Tee se harkiten, mieti oikeasti millainen persoona tiimiin parhaiten istuu. Halutaanko tuoda uutta näkemystä, halutaanko kouluttaa tulevaisuuden supermyyjä juniorista. Vai tarvitaanko perusjyrä nykyhetkeen. Isoja kysymyksiä. Virherekrytointi kun vaan on todella kallis. Siihen harvalla on varaa.

Myyjiä tarvitaan ja hyviä myyjiä Suomesta löytyy. Ole rohkea ja rekrytoi.

Pikaopas työnhakuun

Neljän kohdan ohjelma käyttöön jokaiselle työnhakijalle



1. Asenne

Työnhaku on kovaa työtä. Arkipäivät pitää aikatauluttaa työn etsimiseen aivan kuten työpäivät työn tekemiseen. Jos olet vaihtamassa nykyistä työtä toiseen, suosittelen aina käyttämään vapaa-aikaasi uuden työn hakuun. Suomi on pieni maa, älä polta siltojasi nykyiseen tai edelliseen työnantajaan. Saatat hyvinkin törmätä edellisiin työkavereihisi tai esimieheesi uusissa tehtävissäsi.

Haluatko työpaikan 4kk sisällä? Ota tavoite. Pidä kiinni aikataulusta.

2. Tahto

Mitä haluat tehdä? Toisille riittää kun on työ, tehtävällä ei ole merkitystä. Tämä saattaa joskus hankaloittaa haastattelutilannetta kun mikä tahansa kelpaa, mutta toisaalta tahto saada työtä korostuu. Ahkera ja aktiivinen on aina hyvissä asetelmissa. Kun jotain tahtoo, se yleensä onnistuu. Työnhaku on myymistä ja myynnissä voi joutua koputtamaan 100 ovelle ennen kuin ensimmäinen kokonaan aukeaa. Mutta mitä sitten?

Kun pohdit tarkemmin urasuunnitelmia, pidä mieli avoimena, aina ei tarvitse jatkaa samalla toimialalla, osaamisesi voi olla kiinnostavaa jossain muuallakin. Erotut muista hakijoista.

3. Rohkeus

Jos seuraat pelkästään avointen työpaikkojen lehti-ilmoittelua, voit joutua lukemaan useamman vuosikerran ennen kuin tärppää. Ota siis kaikki keinot tehokkaasti heti käyttöön. Hyödynnä viileästi kaikkien tuttujen verkostoja, nyt on tosi kyseessä. Ei ole häpeä hakea ja pyytää apua. LinkedIn profiili kuntoon, twitter tehokäyttöön. Ota yhteyttä kaikkiin rekrytointiyrityksiin. Lähetä CV ja hakemus perään. Tee itse aloite. Kirjoita työnhakublogia ja tee esimerkiksi about.me palveluun itsestäsi myyvä paketti. Näy, osallistu keskusteluihin eri nettifoorumeilla.

Jos toimialasi ei erityisesti näy verkossa, soita yrityksiin. Osallistu messutapahtumiin jossa toimialasi on esillä, jätä yhteystiedot henkilökohtaisesti. Kaikki keinot ovat sallittuja työnhaussa.

4. Sisu

Vaikka ensimmäinen kuukausi on mennyt epäonnistumisten toistuessa, ei ole mitään syytä luovuttaa. Jos CV tai hakemus eivät ole tuottaneet toivottua mielenkiintoa, on syytä pyytää asiantuntijoilta tai ystäviltä näkemys mitä voisi muokata.

Työpaikkoja on, kunhan ajoitus ja osaaminen osuvat kohdalleen. Seuraavalla puhelulla työnantajalle voit jo päästä haastatteluun, ota siis jo luuri käteen ja soita !