Avainsana: työhaastattelu

Kuunteleminen on kultaa

Santtu Vehosalmi

Satunnaisena kanavasurffaajana satuin aamulla kuulemaan RadioRockin Korporaatio-lähetyksestä filosofian tohtori, oikeussaliviestinnän dosentti Tuula-Riitta Välikosken haastattelun, jonka aiheena oli viestintätaitojen ja erityisesti kuuntelemisen taidon merkitys kanssakäymisessä. Yksi haastattelussa esitetty toteamus oli, että objektiivinen kuunteleminen on vaikeaa, lähes mahdotonta, koska kaikkea mitä toinen sanoo suodatetaan omien kokemuksien ja näkemyksien kautta. Esiin nousi myös viestintätaitoihin kohdistuva lisähaaste kun keskustelijoina ovat jonkin alan asiantuntija ja maallikko, esimerkiksi usein lääkäri-potilas tilanteessa.

Tämäpä pisti ajattelemaan päivittäisiä tilanteita työmarkkinoilla, erityisesti työpaikkahaastatteluja. Työhaastattelu jos mikä on tilanne jossa soisi vuorovaikutuksen olevan tehokasta molemmin puolin, niiden ikävän kalliiden väärien valintojen välttämiseksi. Metsään on menty, jos valituksi tullut henkilö ei sitten viihdykään uudessa työpaikassaan. Tai vaikka viihtyisikin, yhtä karu on tilanne jos henkilön suoriutuminen tehtävässä ei vastaa työnantajan odotuksia. Niinikään kallis väärä valinta on työnantajalle yhtä lailla sen parhaan kandidaatin karsiutuminen jonkin erheellisen päätöksen, tai sanotaanko tulkinnan, johdosta valintaprosessissa.

Miten käy jos haastattelija on vaikkapa haastattelemansa kandidaatin CV:n pohjalta jo muodostanut vahvan ennakkokäsityksen tämän vahvuuksista – tai mahdollisista heikkouksista? Tulevatko kandidaatin osaaminen, ominaispiirteet ja potentiaalinen sopivuus käsillä olevaan tehtävään silti kattavasti läpikäydyksi haastattelun aikana? Vai sortuuko haastattelija joko valikoivin kysymyksin – tai vastauksia suodattavan, valikoivan kuulon johdosta – painottamaan ennakkokäsitystään vahvistavia elementtejä kandidaatin profiilissa? Mikäli työnhakijan papereihin tutustuminen etukäteen vähentää merkittävästi todennäköisyyttä että haastattelija kykenisi asennoitumaan haastateltavaan objektiivisesti, eikö silloin olisi parempi pitää työhaastattelut pääosin ilman valmistautumista, niin ettei haastattelijalla ole etukäteen mitään tietoja haastatteluun tulevasta kandidaatista?

Mainittu asiantuntija-maallikko vastakkainasettelu on sekin tässä yhteydessä mielenkiintoinen. Kun haastateltavaksi saapuu ehkä kymmeniä hakemuksia lähettänyt ja useissa haastatteluissakin viimeaikoina ollut työnhakija, ja pöydän toisella puolella istuu rekrytoinnissa kokematon, harvoin haastatteluja pitänyt esimies, niin kumpi on siinä tilanteessa asiantuntija ja kumpi maallikko? Näitä tilanteita nimittäin on, ja paljon. Hyvin eri kokoisissakin organisaatioissa on esimiehiä jotka ovat perineet valmiin tiimin, jossa vaihtuvuus on ollut pientä tai jossa porukkaa on kierrätetty uusien tehtävien avautuessa – uusien tiimiläisten rekrytointiin ei ole välttämättä vuosikausiin ollut tarvetta, jos koskaan. Yhtäkkiä esimiehen sitten pitäisi kyetä arvioimaan työhakemuksia, tietämään mitä (ja miten) haastattelussa olisi syytä selvittää, ja laittamaan kandidaatteja paremmuusjärjestykseen tehtävänkuvan pohjalta. Tunnen lukemattomia, vähintään vuosikymmenen esimieskokemuksen omaavia henkilöitä, jotka ovat siinä tilanteessa hyvin tukevasti mukavuusalueensa ulkopuolella.

Yksi parhaista keinoista työnantajan työkalupakissa onnistuneen rekrytoinnin varmistamiseksi on huolehtia siitä että valintaprosessissa on mukana riittävästi rekrytointikokemusta. Sen ilmeisimmän tahon, eli käsillä olevan tehtävän suoran esimiehen, ohella voi valintaprosessiin pyytää kollegan mukaan pitämään toisen haastattelukierroksen, tai sisällyttää ko. tehtävän muiden sidosryhmien edustajia. Alaiset ovat useimmiten hyvinkin kiitollisia päästessään vaikuttamaan oman esimiehensä valintaan. Harva asiakaskaan kieltäytyy tarjotusta tilaisuudesta osallistua tulevan kontaktihenkilönsä valitsemiseen. Toisaalta ammattirekrytoijalta voi saada tehtävänkuvan suoria sidosryhmiä neutraalimman arvion kandidaattien vahvuuksista ja heikkouksista.

Kuuntelutaidot ovat luonnollisesti aivan keskeisiä työhaastattelun onnistumiseksi. Haastattelijan osalta tilanne on tässä mielessä vaativampi – hän joutuu paitsi johtamaan keskustelun etenemistä, myös päättämään mitä kysyy seuraavaksi, ja tavalla tai toisella rekisteröimään saamansa vastaukset. Jatkokysymys annettuun vastaukseen vähentää väärinymmärryksen vaaraa, ja osoittaa samalla kohteliaasti että haastattelija on keskittynyt kuuntelemaan. Yksi hyvän haastattelijan kuuntelutaitojen ilmentymä on myös se, että hän kiinnittää huomiota myös seikkoihin joita haastateltava nimenomaan ei sano.

’I know you can hear me – but are you listening?’, kysyi amerikkalainen konsultti esityksessään joskus takavuosina. On todellakin eri asia kuunnella, kuin vain kuulla. Olisi myös helppo kuvitella että maassa jossa vaikeneminen on kultaa, kuuntelemisen taito on vähintäänkin äidinmaidosta omaksuttu synnyinlahja. Ihan näin helpolla me emme tällä mittarilla valitettavasti loista.

Suorittavan työn korvautuminen teknologian kehittymisen myötä asiantuntijatyöllä on johtanut myös hyvien vuorovaikutustaitojen yleistymiseen valintakriteerinä mitä moninaisemmissa tehtävissä, eri toimialoilla. Kovin kummoista kristallipalloa en siltä osin tarvitse ennustaakseni että omien viestintätaitojen ylläpitämisestä/kehittämisestä on aina hyötyä. Riippumatta siitä kummalla puolella pöytää istuu.

Onko pituudella väliä? CV:ssä on.

Santtu Vehosalmi

Curriculum Vitae, tuttavallisemmin CV, tuo oman ammattiosaamisprofiilin kuvastin, joka jokaiselta meistä ajantasaisena dokumenttina löytyy – toivottavasti myös sinulta, arvoisa lukija – on ollut muutamastakin eri vinkkelistä blogini aiheena tässä vuosien varrella. Yksi yleisimpiä haasteita minkä kanssa työnhakijat tuntuvat kuitenkin valmennuksiini tulevan, on CV:n pituus. Mikä on ’hyvänmittainen’ CV, onko se oma hengentuote liian pitkä, ja miten sitten sen vuosikymmeniä jatkuneen monipuolisenkin työuran voi CV:ssä tiivistää. No minäpä kerron.

Yksi CV:n mielenkiintoisimpia elementtejä on se, ettei sille ole olemassa sitä yleisesti hyväksyttyä ’yhtä oikeaa’ esitystapaa. Olipa kyse sitten järjestyksestä jossa oman osaamisprofiilinsa eri elementit tuo esiin, yksityiskohtaisuuden tasosta, tai vaikkapa juurikin dokumentin pituudesta, eri rekrytoijat/valmentajat opastavat eri tavalla. Juuri se onkin CV:n luomisessa ehkä palkitsevinta – koska sen tehtävänä on toisaalta tuoda henkilön ammattiosaaminen ja pätevyys selkeästi esiin, ja toisaalta herättää lukijan mielenkiinto – jää luovuudelle juuri sen oman itsen näköisen CV:n työstämisessä hyvin tilaa.

Oma näkemykseni CV:n pituudesta on, ettei se saisi tulostettuna olla pituudeltaan yli kahden sivun. Siinä. Kiistanalainen väitteeni, olkaa vapaasti eri mieltä ja vängätkää.

Ensinnäkin, CV:n sisältöä muokatessaan on hyvä pitää mielessä kyseisen dokumentin käyttötarkoitus. Olennaista tässä on se, ettei CV:llä voi saada työpaikkaa. Hyvin onnistuessaan voi CV:llä saada kutsun työpaikkahaastatteluun. Henkilön omasta suoriutumisesta haastatteluissa, suosittelijoiden vaikuttavuudesta, soveltuvuustestien tuloksista – sekä myös muiden hakijoiden mahdollisesta paremmuudesta juuri kyseiseen tehtävään – riippuu sitten pitkälti se johtaako hakuprosessi työtarjoukseen. Kaikki haastatteluihin valitut ovat tyypillisesti ’paperilla sopivia’ eli heidän CV:nsä täyttää keskeiset käsillä olevan tehtävän vaatimukset – muuten heitä ei olisi haastatteluun kutsuttu. Näistä syistä CV itsessään ei enää haastattelusta eteenpäin ole edes erityinen kilpailuvaltti muihin haastateltaviin nähden, vaan se on siinä tilanteessa jo tarkoituksensa optimaalisesti täyttänyt. Eli kannattaa muistaa CV:n kilpailullinen elementti, ja kohdistaa CV:n sisältö haastattelukutsun saamiseen.

Yksi CV:n pituuteen vaikuttava tekijä on tietenkin se, mitä kaikkea omasta elämänpolustaan siihen sisällyttää. Näen edelleen työssäni viikoittain CV:itä joissa on listattu esimerkiksi asepalvelus, ajokorttiluokka, ylioppilastutkinto, tai luottamustoimi omassa asunto-osakeyhtiössä. Minkään näistä sisällyttäminen CV:hen ei tietenkään ole väärin. Mutta kysymys ei olekaan se, saako tämä tai tuo yksityiskohta näkyä CV:ssä. Edelliseen kappaleeseen viitaten, kysymys on siitä, auttaako tämä yksityiskohta juuri minua saamaan tähän hakemaani tehtävään haastattelukutsun. Ellei tehtävän hoitaminen edellytä ajokorttia, on hyvin epätodennäköistä että ajokortin mainitseminen edesauttaisi haastatteluun pääsyä. Vaikka omasta valkolakistaan pitääkin olla ylpeä, niin ainakaan nelikymppiselle työnhakijalle se ei enää haastattelukutsua tuo. Eikö silloin olisi parempi käyttää nämäkin rivit CV:stä johonkin sellaiseen yksityiskohtaan mikä saattaisi työnantajaa kiinnostaa? Jos henkilön CV:stä puuttuu esimerkiksi omin sanoin kuvattuna omat vahvuudet ja tärkeimmät saavutukset, mutta on muistettu listata ne eri kotiosoitteiden asunto-osakeyhtiöiden hallitusjäsenyydet, muut työnhakijat kiittävät ja vievät ne haastattelupaikat.

Yleisin CV:n pituutta venyttävä seikka on yksityiskohtainen työhistorian tehtävien kuvaus. Siinä yleisimmässä CV:n rakenteessahan dokumentin keskeisin sisältö muodostuu työnantajia ja titteleitä orjallisesti seuraavasta, käänteisestä työhistoriasta. Ja töitä hakiessa ammattiosaamisen esiintuominen on tottakai se olennaisin asia. Siinä, miten sen tekee, on kuitenkin taas vaihtoehtoja ja tiettyjä lainalaisuuksia. Kannattaa esimerkiksi hyödyntää LinkedIn profiilia – sen ei ole tarkoituskaan olla identtinen kopio omasta CV:stä, vaan sitä voi käyttää yksityiskohtaisempaan työhistorian kuvaamiseen jo siitäkin syystä että omaa näkyvyyttään LinkedIn hakutuloksissa saa parannettua sisällyttämällä omaa osaamista kuvaavia avaintermejä eri kenttien teksteihin profiilissaan. Tällöin CV:ssä voi olla tiivistetympi työhistorian kuvaus. Niinikään yli 10 vuoden takainen työkokemus on painoarvoltaan vähäisempi kuin se tuorein, eli ne työhistorian varhaisemmat rakennuspalikat voi CV:ssä tiivistää vaikka ihan otsikkotasolle (nekin kannattaa silti avata siellä LinkedIn profiilissa). Jos titteli on vaihtunut vaikkapa työnantajan organisaatiomuutoksen seurauksena mutta itse työnkuva ei oleellisesti vaihtunut, ei ole välttämätöntä CV:ssä jakaa tällaista työhistorian vaihetta tittelien mukaan eri laatikoihin. Keskeistä on tuoda esiin osaamisensa – työnantajan organisaatiouudistukset eivät sitä tee. Mikäli oma työhistoria vaikuttaa itsestäkin kovin monotoniselta, se todennäköisesti näkyy sellaisena myös työhakemusta lukevalle – tällöin omaan tilanteeseen toimivin CV:n rakenne saattaa olla ns. osaamispohjainen CV. Tästä aiheesta voit lukea enemmän aiemmasta blogistani täällä.

Neljäs tekijä minkä halusin vielä nostaa tässä yhteydessä esiin CV:n pituuteen liittyen, on marginaalien koko. Leveät marginaalit toki antavat haastattelijalle automaattisen tilan kysymysten tai muistiinpanojen kirjaamiseen. Mutta jokainen lisäsivu CV:ssä lisää myös todennäköisyyttä ettei hakemuspinoa läpikäyvä alkukarsinnan tekijä ehdi perehtyä CV:hen kokonaan – tyhjillä marginaaleilla en tätä riskiä nostaisi. Etenkin CV:n ensimmäisen sivun yläpuolisko on myös siitä vinkkelistä erityisen tärkeässä roolissa, että lukijan silmät osuvat siihen ensimmäisenä liitteen avatessa. Tyhjä tila ei toimi erottumiskeinona.

Mikäli se oma CV ylläolevan pohjalta nyt tuntuu ylipitkältä – olen pahoillani aiheuttamastani lisätyöstä. Harvan dokumentin työstäminen kuitenkaan on omalle tulevaisuudelle yhtä merkityksellistä kuin oman CV:n. Tähän yhteyteen vielä yksi vinkki: nykyisen, esimerkiksi nelisivuisen CV:n ’typistäminen’ kahteen sivuun on suorastaan tuskallinen prosessi. Suosittelisin ennemmin aloittamaan alusta ja luomaan ensin yksisivuisen CV:n. Se pakottaa oikeasti priorisoimaan sisällön – ja sen jälkeen tuntuu suorastaan luksukselta ’saada lisätä’ vielä toinen sivullinen tietoa. Pieni psykologinen juttu, mikä todennäköisesti on aistittavissa lopputuloksessa.

Onnea työnhakuun!