Hyvin suunniteltu on puoliksi rekrytoitu

Uuden työvoiman palkkaaminen on aina työnantajalle merkittävä päätös – usein sitä merkittävämpi mitä pienemmästä työnantajasta on kyse. Ja pikaisesti ajatellen, rekrytoinnissahan ei ole mitään erityisen vaikeaa: määritellään vain tehtävänkuva ja valintakriteerit siihen optimaalisesti istuvalle henkilölle, laitetaan ilmoitus johonkin näkyvään kanavaan, ja valitaan hakijoista se paras. Helppoa kuin heinänteko? No, heinäntekoa en ole kokeillut, veikkaan että siinäkin on omat niksinsä – mutta sen tiedän että rekrytoinnissa on lukuisia vaiheita missä kokenutkin kuljettaja voi tehdä väärän rengasvalinnan ja sen johdosta, hyvistä tarkoitusperistä huolimatta, Taunus lähteä lapasesta ja singahtaa pitkälle metsähallituksen puolelle.

 
Hyvästä suunnittelusta on ihan aiheestakin useita kansanviisauksia ja sanontoja. Keskitytäänpä tällä kertaa rekrytoinnin suunnitteluun, vieläpä erityisesti valintakriteerien osalta – mitä kaikkea työnantajan olisi aiheellista siinä kohdassa nostaa mietintämyssyyn, jotta halutunlaisen kandidaatin profilointi osuisi kohdilleen.

 
Ihan ensimmäiseksi, ennen kuin ollaan vielä edes huutoetäisyydellä rekrytoinnin käynnistämisestä, kannattaa käydä läpi muut vaihtoehdot kuin rekrytointi. Ei, tarkoitukseni ei ole kampittaa hallituksen jo ennestään tavoittamatonta työllistymistavoitetta. Tarkoitukseni on auttaa työnantajaa varmistamaan, että päätös rekrytoida ja nimenomaan suunniteltuun tehtävänkuvaan, on oikea. Onko kyseessä sellainen toiminto tai palvelu joka on niin keskeistä yrityksen tuotteille tai palveluille, että se on välttämätöntä hoitaa ns. oman väen turvin – vai voisiko kyseisen aktiviteetin ulkoistaa ja käyttää kyseisen nuppiluvun lisäyksen muuhun, paremmin liikevaihtoa tuottavaan positioon vaikka toisessa yksikössä? Entä onko kyseisen tekemisen luonne niin jatkuvaa, ettei vuokratyövoima toimi vaihtoehtona? Tiedän toki että varsinkin suurissa yrityksissä tuppaa esimiehillä olemaan taipumusta pitää kynsin hampain ’saavutetusta’ nuppiluvusta kiinni – tällöin lisärekrytoinnin arvioiminen parhaan hyötysuhteen osalta vaatii hyvää yhteishenkeä eri yksiköiden vetäjien kesken.

 
Kun on saatu varmuus sille, että rekrytointi suunnitteilla olevaan toimenkuvaan on oikea liike, päästään speksaamaan lähemmin sitä millaista velhoa, fakiiria tai ihmeparantajaa lähdetään etsimään. Jos kyseessä on uusi tehtävä tai virka, pääsee speksin luomaan ilman menneisyyden riippakiviä. Kun taas lähtökohtaisesti ollaan etsimässä seuraajaa tointa aikaisemmin hoitaneelle henkilölle, tilanne ei ole yhtä selvä: etsitäänkö suoraan uudet kintut vanhoihin saappaisiin, vai olisiko nyt syytä valita vallan toisenmoiset juoksukengät? Toimenkuvasta riippuen tässä kohdassa voi olla syytä palauttaa mieleen yrityksen strategiset tavoitteet, ja haastaa suunniteltua rekry-profiilia pariinkin otteeseen niiden vinkkelistä. Edesauttaako haettava profiili haluttujen tavoitteiden toteutumista, vai vain status quon ylläpitoa?

 
Kyseessä olevan tehtävän hoitamisen kannalta on huomattavan suuri merkitys sillä, lähdetäänkö sitä ’hyvää tyyppiä’ etsimään oman toimialan sisältä vai ihan toisesta ympäristöstä/taustasta. Tässäkin kannattaa referoida niitä haluttuja tuloksia; mitä valittavan henkilön pitäisi saavan aikaan. Joissain tapauksissa yrityksen oman toimialan tuttujen ja turvallisten ’lainalaisuuksien’ tuntemus edesauttaa lyhyempää perehdytystarvetta ja nopeampaa tuottavuutta kyseisessä tehtävässä. Jos taas halutaan uudistaa toimintamalleja, nostaa asiakaskokemus uusiin sfääreihin, tai vaikkapa nuuhkia uusia tuloksentekomalleja yritykselle, voi olla hyödyllistä katsoa pääsääntöisesti oman toimialan ulkopuolelta tulevia kykyjä.

 
Edellisten lisäksi, yrityksen talousjohtajakin kiittää kuullessaan että rekrytoinnin suunnittelussa on huomioitu myös se, mitkä taidot ovat helpoimmin omaksuttavissa, ja mitkä taas valitulla henkilöllä on lähtökohtaisesti oltava valmiina. Sellaisten täytettävään toimenkuvaan liittyvien erityisosaamisten ja –taitojen, jotka ovat helposti koulutettavissa tai joiden omaksuminen työn kautta ei vie hoksaavalta vapaapainijalta kauaa, ei tulisi olla keskeisiä valintakriteereitä. Ja sama toisinpäin – rekrytointia suunnitellessa on syytä laittaa vilkkuvalojen ja taustasuhinan kanssa työhuoneen seinälle listaus niistä valmiuksista tai viitekehyksistä joita ideaalitapauksessa tehtävään valittavalta kandidaatilta toivotaan. Mitä merkittävämmin nämä kriteerit täydentäisivät yrityksen olemassa olevaa osaamista ja/tai mitä vaikeampaa niiden opettelu olisi niiden puuttuessa, sitä vahvemmalla luontoäänellä suosittelen muodostamaan keskeiset valintakriteerit ko. listalta.

 
Muodollinen pätevyys eli koulutustaustan määrittely rekrytoinnin kriteerinä on yleinen kompastuskivi. Varsinkin kun me suomalaisten rakastamme ämpärien ohella tutkintoja, sertifikaatteja, lupia ja kaikenmoisia vastaavia leimoja. Nehän nimenomaan määrittelevät henkilön ammattitaidon tason ja sen kastin mihin hän työmarkkinoilla kuuluu. Niinhän? Entäpä ellei muodolliselle pätevyydelle olisi lainkaan hakukriteereitä? Vähentäisikö se jotenkin rekrytoinnin onnistumisen todennäköisyyttä, että myös työn kautta alan oppineet, uranvaihtajat, tai vaikka harrastuspuolelta intohimoiset alan asiantuntijat voisivat hyvällä itsevarmuudella hakea paikkaa? Tietenkin on tehtäviä, joissa tietty koulutus on välttämättömyys – mutta paljon enemmän on työpaikkailmoituksia joissa edellytetty koulutustausta rajaa tarpeettomasti ehkä juuri ne pätevimmät ammattilaiset haun ulkopuolelle.

 
Tältä pohjalta se ideaaliprofiili organisaationne avoimeen paikkaan alkaa olla hakua vaille valmis. Ai niin, vielä yksi juttu – unohdetaan kollektiivisesti nyt jo se ’nuorekas’; nuorekas terminä kuvaa lähinnä 70-vuotiasta, hyväkuntoista eläkeläistä. He ovat valtaosin jo hyvin ansaitulla eläkkeellä, heidän houkuttelunsa hakemaan teille töihin tuskin enää onnistuu.

Kuka sinun työpaikallasi hoitaa IT-tuen?

Kysymys ei ollut retorinen, enkä sillä yritä viisastellen viitata ilmatorjunnan tarpeen mahdolliseen kasvuun maamme ilmatilan loukkausten lisääntyessä. Kieltämättä sekin itseäni jonkin verran askarruttaa – mutta tällä kertaa pitäydyn informaatioteknologia-asiayhteydessä ja nimenomaan resursoinnin näkökulmasta.

Varmasti yksi kovimmin selkäänsä saaneita ammattialoja maamme työmarkkinoiden nykyisessä ahdingossa on tietotekniikka-ala, ICT. Tuo sektori joka perinteisen, metsurin vinkkelistä tehdyn tulkinnan mukaan sietääkin karsia ja pätkiä vaikka virtuaalisellun raaka-aineeksi kun ”eiväthän ne nörtit mitään oikeita töitä edes tee”. Koska muuten olet viimeksi päässyt näkemään miltä metsäkoneen ohjaamossa näyttää nykyisin? Se toimisikin ehkä oivana aasinsiltana asiaani: miten tässä kustannustehokkuutta ja kvartaalituloskeskeisyydessään lyhytnäköisyyttä painottavassa survival-liiketoimintamaailmassa on ajauduttu tilanteeseen jossa erillistä, ammattitaitoista ja koulutettua IT-tukea joko ei ole lainkaan tai se on leikattu riittämättömän pieneksi? Yllättävän isoissakin organisaatioissa henkilöstön IT-tuki on joko kokonaan jätetty jokaisen työntekijän tee-se-itse ammattitaidon varaan, tai erillinen tukiyksikkö resursoitu vastuualueeseen nähden niin pieneksi että lopputulos on käytännössä sama. Vähän niin kuin sillä meiningillä että jos tarvitset apua tietotekniseen murheeseen, soita tähän numeroon keskiviikkoa klo 10 ja 12 välillä. Vaan entä jos meltdown tapahtuukin maanantaiaamuna klo 8?

Kouluaikoinani en ollut pitkässä matematiikassa se penaalin terävin kynä, ja siitä ehkä johtuu etten mitenkään ymmärrä millä kryptisellä yhtälöllä saadaan näyttämään yrityksen liiketoiminnassa kannattavalta se että IT-tukea siirretään henkilöstön oman harkinnan ja osaamisen varaan. Omien subjektiivisten havaintojeni pohjalta toimintaympäristö ainoastaan kompleksisoituu koko ajan lisää. Ei siinä vielä mitään, että härpäkkeiden määrä kasvaa, ja erilaisia uusia ohjelmistoja ja sovelluksia otetaan jatkuvasti käyttöön – pahimmassa tapauksessa vanhojen rinnalle – mitä mielikuvituksellisempiin tarkoituksiin. Mutta tiedossa, ja sitä myötä tiedostoissa, piilee yhä useamman yrityksen koko brändin, koko ydinosaamisen arvo. Samalla tietomurtojen määrä on kasvussa, ja toisaalta yksityisyyden suojaan liittyviä lakeja ja säädöksiä päivitetään koko ajan. Ai, uusi työntekijä? ”Tervetuloa taloon. Lähetän sulle linkin mistä voit tilata haluamasi läppärin, tabletin ja älypuhelimen ja niihin tarvitsemasi ohjelmistot. Toisesta linkistä näet sitten miten luot käyttäjätunnukset ja aktivoit valitsemasi. Kyllä sä osaat.”

Kun joku näppärä konsultti on onnistunut myymään yrityksellenne uuden ohjelmiston, tietokannan tai vaikka kaiken ratkaisevan pilvipalvelun, miten sellaisen käyttöönottotestaus ja käyttäjien perehdytys toteutetaan juuri teidän IT-ympäristössänne? Tai uusien härpäkkeiden saaminen toimimaan juuri siinä teidän yrityksenne uniikissa virtuaalimaailmassa? ”Niin, me käytetään muuten ihan noita Windows laitteita mutta toi Jaakko on sen verran boheemi että sillä on toi Mäkki, mutta onhan se ok?” Entä ne moninaiset ohjelmistopäivitykset; joka päivähän niitä joku appsi tai itse ikkunaruutufirma tuppaa, usein vielä sen perään laitteen uudelleenkäynnistystä edellyttäen – mitkä niistä pitäisi kenenkin ottaa, pitkäänkö ’tyhjäkäyntiin’ tulee varautua laitteiden raksuttaessa käyttökelvottomina? Mitkä tallennukset tai tsekkaukset pitää huomata tehdä ennen päivitystä ja miksi? Sitten ne ikävät käyttöoikeudet – on the need-to-know basis, you don’t need to know. Piste. Ai ei vai? No kuka yrityksessä nämä tsekkaa ja aktivoi jokaisen eri dokumenttityypin ja tietokannan osalta, jos ei IT-tukea ole? Vaihtaa tarvittavilta osin aina henkilön projektin tai vastuualueen muuten muuttuessa? Kannattaakohan sitä esimiesten määrää yrityksessä oikeasti kasvattaa vain sen tähden että ne IT-tuelle kuuluvat tehtävät hoituisivat joka tiimissä miten-kuten?

Entä ne varmuusvälineet sitten! Sekin vielä. Tiedättehän te ne varmuuskopiot – milloin ne pitäisi siitä omasta, yötä päivää kaksi viikkoa hierotusta virtuaalijalokivestä ottaa ja minne? Ne kuuluisat viimeisen sanat: ai eivätkö ne synnykään automaattisesti? Muurit on tehty murrettaviksi, mutta palomuurien olisi hyvä kestää myös pahantahtoisten diginatiivien kiipeilyt. Saattaa meinaan olla aika pienestä, sopivan kaapelin päälle painetusta jalkaterän asennonmuutoksesta kiinni että liiketoimintasalaisuuksia turvaavat tietoturva-asetukset estävät myös liiketoiminnan syntymisen. Onko tästä nyt palaveri pidetty?

IT tuen ammattilaisia joka lähtöön on nyt työnhaussa todella paljon. Työllistämistukeakin saattaa saada. Jos teidän yrityksessänne jokainen työntekijä on myös IT-tukihenkilö, nyt voisi olla oiva ajankohta siltä osin miettiä henkilöstön ajankäyttöä ja tuloksellisuutta uudestaan – ja samalla pieneltä osin parantaa työllisyystilannetta. Autamme tarvittaessa mielellämme sen juuri teidän organisaatioonne sopivan diginatiivin löytämisessä.

Väärän henkilön palkkaaminen on yrityksen kalleimpia virheitä

Otsikko on suora lainaus sosiaalisen median palveluja tarjoavan HootSuite:n toimitusjohtajan kommentista tästä BBC:n viimekuisesta artikkelista. Päätin ottaa väärän henkilövalinnan riskit tämänkertaisen blogini aiheeksi, koska aihe on mitä suurimmassa määrin akuutti Suomen nykyisillä työmarkkinoilla. Kun työnantaja julkaisee avoimen työpaikan, niin lähtökohtaisestihan hakemusten käsittely on silkkaa matematiikkaa: mitä suurempi hakijoiden määrä, sitä nopeammin hakemusten silmäily ja jako ’haastattele’, ’ehkä’ ja ’unohda’ pinoihin tapahtuu. Mikäli tältä pohjalta hyvän hakemuksen lähettäneiden eli haastatteluun kutsuttavia tulee riittävästi, niin rajatapauksetkin siirtyvät unohdettavien pinkkaan. Harvoinpa haastattelijoilla ei olisi muita kiireitä kuin täysipäiväisesti käyttää aikaa yhteen henkilövalintaan. Lisäksi hyvin usein palkkaavalla esimiehellä on vielä paineita saada valittava henkilö remmiin mahdollisimman nopeasti, omansa tai tiiminsä työtaakan keventämiseksi.

Kiireitä ja paineita valintaprosessin läpiviemiseen siis riittää. Kuitenkin uuden jäsenen valitseminen organisaatioon on niitä päätöksiä joissa sen varmasti sopivimman henkilön poimimiseen olisi syytä panostaa. Tässä hetkessä satojen hakemusten saaminen yhtä ilmoitettua paikkaa kohti ei ole mitenkään harvinaista. Jokainen työhakemuksia palkkaavan esimiehen tai HR-asiantuntijan asemassa läpikäynyt tietää miten työläitä valintaprosessin eri vaiheet ovat. Yksi korostaa saatekirjeessään viimeisimmän toimensa saavutuksia, toinen pidemmän aikajakson yhteenvetoa, kolmas puhujatilaisuuksiaan, neljäs referenssejään. Ansioluetteloissa yksi on paketoinut taustansa alojen mukaan joissa on työskennellyt, toinen kronologisessa tehtäväjärjestyksessä, kolmas koulutuksestaan aloittaen. Tee siinä sitten nopealla silmäilyllä vaikka parista sadasta hakemuksesta valinta ketkä kutsut haastatteluun! Suoritustapa? Vapaa. Tavoite? Tiedossa. Virhemarginaali? Pelottavan suuri. Entä jos jo hakemuksia läpikäydessä se avoimeen tehtävään paras kandidaatti jääkin vallan kutsumatta haastatteluun? Sekin on vielä pieni paha, jos valituksi tulee kuitenkin vaikkapa ’hyvä kakkonen’.

Mutta entä jos työnantaja valitseekin totaalisen väärin? Jos valituksi tuleekin henkilö joka ei sopeudukkaan yrityksen työyhteisöön, aiheuttaen pahaa verta työpaikalla. Tai ei yksinkertaisesti suoriudu omista työtehtävistään – niistä joita tuli valituksi hoitamaan. Tai, pahimmassa tapauksessa, on epäluotettavaa ainesta joka sortuu luvattomiin poissaoloihin, haistelee harrastuksenaan epämääräisiä sieniä, ja jolta saattavat oma ja firman omaisuus mennä sekaisin? Pahimmassa tapauksessa kaikki nämä epätoivotut ominaisuudet voivat ajan myötä paljastua juuri siitä hyvältä vaikuttaneesta tyypistä jonka tulit palkanneeksi tiimiisi.

Tälläisessa tapauksessa ongelman kerrannaisvaikutukset ovat tyypillisesti itse ongelmaa suurempia. Uuden työntekijän työsuhteen voi yleensä purkaa ensimmäisten kuukausien aikana melko kivuttomasti. Väärään valintaan päättyneen valintaprosessin työmäärä meni hukkaan. Samoin uuden työntekijän kouluttamiseen käytetty työpanos. Nämäkin ovat vielä pikkujuttuja. Vaan entäs jos vääräksi valinnaksi osoittautunut henkilö ehtii operoida muutaman kuukauden, ja vaikkapa juoruillen ja tilanteita kärjistäen luoda eripuraa muun organisaation jäsenten välille? Johtaen pahimmillaan jonkun luottopelurin irtisanoutumiseen? Tai epäsopimattomalla käytöksellä aiheuttaa vaikka parin merkittävän asiakkaan menettämisen? Silloin ollaankin jo kokoluokaltaan aivan eri mittasuhteissa olevien vahinkojen edessä.

En löytänyt mitään tuoreita tutkimustuloksia huonojen työnhakijavalintojen todetuista kustannuksista Suomessa. Sen sijaan maailmalla asiaa seurataan ja tutkitaan. Amerikkalainen CareerBuilder teetti viime marraskuussa kymmenessä maailman suurimmassa maassa (BKT:lla mitattuna) kyselyn  juuri tästä aiheesta. Yli puolet kyselyyn vastanneista 6,000:sta esimiehestä ja HR ammattilaisesta kaikissa kyselyn maissa vahvisti että he ovat kohdanneet väärän henkilövalinnan aiheuttamaa liiketoiminnan menetystä ja/tai työilmapiirin rapautumista. Yli puolet! Mistään hypoteettisesta tai edes valitettavan harvinaisesta ongelmasta ei siis ole kyse. Haastattelun maista tämän kyselyn pohjalta ongelma kulminoituu pahimmin Venäjällä, jossa 88% vastanneista vahvisti joutuneensa tekemisiin väärän henkilövalinnan seurausten kanssa. Mutta niin Ranska, Saksa kuin Japanikin olivat tukevasti yli 50%:n. Ei liene mitään syytä olettaa että Suomessa työnhakijoiden valintaprosessi onnistuisi merkittävästi näitä maita paremmin?

Esimerkiksi saksalaisista vastanneista 31% vahvisti väärän henkilövalinnan aiheuttaneen työntekijöiden moraalin heikentymistä, 25% tuotannon menetyksiä, ja 17% ongelmia asiakassuhteisiin.

Nyt ne hyvät uutiset! Ei ongelmaa mihin ei olisi myös lääkkeitä. Ensinnäkin koko valintaprosessin voi tietenkin ulkoistaa rekrytoinnin ammattilaisille. Mikäli kuitenkin haluaa kiivetä hakemusvuorta ihan itse, niin jokaiseen hakijan haastatteluun on myös työnantajan edustajan syytä valmistautua kunnolla. Pitää perehtyä saamaansa hakemukseen ja valmistella kysymykset sen pohjalta. Kun haastattelijoita, yhdessä tai erikseen, on enemmän kuin yksi, myös havaintoja haastateltavasta kertyy enemmän. Kokemus tuo näkemystä tässäkin. Subjektiivisen arvion tueksi kannattaa myös hyödyntää soveltuvuustestejä – esimerkiksi kuvatun kaltainen ’ei-toivottu käyttäytyminen’ työyhteisössä on todennettavissa osana valintaprosessia meidän käyttämällämme MINT™ integriteettitestillä. Ja yhdistämällä tämä testi niin ikään valikoimastamme löytyvään lahjakkuustestiin, pystytään työssä suoriutumista ennakoimaan hyvinkin luotettavasti. Meiltä voi tilata myös pelkät soveltuvuustestit, mikäli haluat itse hoitaa muun rekrytointiprosessin.

Ai niin se ensivaiheen karsinnan vaikeus pelkkien eri tyylisten hakemusten pohjalta. Sekin vielä. No siihenkin löytyy meiltä apu – ongelmanratkaisupohjainen työpaikkailmoitus ja valintaprosessi. Ole hyvä ja lue lisää täältä.

Kannattaako sinun yrityksessäsi palkata työvoimaa pelkän intuition pohjalta?