Työpaikkojen luomisen tarve niin koko maan kuin sen yksittäisten tallaajienkin talouden ylläpitämiseksi on ollut kestopuheenaihe pitkin kevättä. Me kansalaiset äänestimmekin ainakin seuraavaksi neljäksi vuodeksi työpaikan 199:lle itsemme edustajalle. Harvemmin kuitenkaan on niin että pääsee vaikuttamaan rekrytointipäätöksiin tarvitsematta ajatella valittavan henkilön palkkaa ja luontaisetuja. Sen verran kalliita rekrytointipäätökset tässä maassa ovat – väärien henkilövalintojen kustannuksista puhumattakaan – että työnantajan on sitä oman yrityksen rekrytointipäätöstä syytä miettiä tarkkaan ja harkiten. Kaivankin tällä kertaa mietintämyssystäni eteenne ruudulle eväitä siihen tilanteeseen, kun uuden työvoiman rekrytointi vaikuttaa tarpeelliselta. Onko niin todella?
Suosittelisin ihan ensin miettimään, tarvitaanko kyseistä tehtävää tai virkaa enää lainkaan. Tämä saattaa kuulostaa vähintäänkin itsestäänselvyydeltä, mutta hiukan pintaa syvemmältä kuopaistuna ei ehkä sitten olekaan. Homo sapiensilla kun tahtoo olla sisäänkoodattuna taipumus ylläpitää status quo:ta ennemmin kuin lähteä muutoksen tielle. Etenkin tilanteissa jossa yrityksen nykyinen työntekijä on tehtävänsä jättämässä, menee autopilotti aika herkästi päälle ja lähdetään rekrytoimaan uutta henkilöä ns. samaan muottiin. Tekisin tässä kohdassa ’tammiset’ ja kelta-vihreä-ruutuinen pikkutakki heilahtaen pyytäisin aikalisän, heittääkseni muutaman välikysymyksen: onko ko. tehtävän tuotokselle varmasti yhä tilausta? Jos kyseinen tehtävä lakkautetaan kokonaan, miten se näkyisi asiakkaille? Entä muille sidosryhmille? Voidaanko tehtävien uudelleenjärjestelyllä kattaa ko. osa-alue olemassa olevilla resursseilla? Olisiko kyseinen tehtäväkenttä hoidettavissa uusilla tietoteknisillä ratkaisuilla, tarjoten samalla muullekin henkilöstölle parempaa informaatiota/toiminnallisuuksia työssään? Entä onko ko. tehtävä niin keskeinen yrityksen ydinbisnekselle että se on syytä tehdä itse eikä esim. ulkoistaa? Onko tehtävän resurssitarve jatkuvaa vai tilapäistä – olisiko siis esimerkiksi henkilövuokraus toimiva vaihtoehto?
Mikäli vielä tässä kohden henkilöresurssin tarve näyttää kirkkaan vihreää valoa, niin miten on itse työnkuvan laita – vastaako se yrityksen lähitulevaisuuden tarpeita ko. tehtäväkentällä, vai onko sen tarkoituskin olla copy-paste viisi vuotta sitten laaditusta tehtäväkuvauksesta? Työnkuvia, vastuualueita, toiminnan mittareita sun muuta voidaan tietenkin perustellusti muokata yksittäisen henkilön kohdalla myös olemassa olevan henkilöstön osalta, mutta helpoimmin se käy ihan varmasti ennen kuin tehtävään on henkilöä valittu. Tehtävän tasosta riippuen peilaisin toimenkuvaa yhtiön visioon/strategiaan: mahdollistaako suunniteltu työnkuva sellaisenaan kokonaisuuden kehittymisen toivottuun suuntaan? Vastaavatko tehtävään valittavan valtuudet työn tuloksille asetettuja odotuksia? Jos kyseessä on jo olemassa olleen paikan uudelleen täyttäminen, mitkä ovat olleet ko. tehtävän hoitoon tai siitä saavutettuihin tuloksiin liittyneet merkittävimmät haasteet? Miten ne vältetään jatkossa? Ja sama toisinpäin: miltä osin työnkuva on pidettävä ennallaan ettei muutoksilla rikota mitään mikä toimii?
No niin, nyt alkaa näyttää hyvältä. Resurssitarve on vahvistettu ja työnkuva päivitetty eteenpäin katsoen. Vaan millainen Teräsmies tai Ihmenainen tarvitaan kyseisen tehtävän menestyksekkääseen hoitamiseen? Helpoin tapa varmistaa henkilövalinnan epäonnistuminen, on laatia halutun osaajaprofiilin kriteerit väärin. Onko kyseessä tehtävä jossa oikeasti vaaditaan tietty, tarkasti määritelty muodollinen pätevyys, kuten vaikkapa lentäjän ammatissa? Vai jätetäänkö koulutustaso hakijan mietittäväksi, tyyliin ’tehtävään sopiva akateeminen tutkinto’? Jos koulutuksen erityisalalle ei ole vaatimusta, miksi sen pitäisi olla tasoltaan akateeminen? Miten, kyseisessä tehtävässä onnistumisessa, painottuvat vaakakupeissa muodollinen pätevyys ja toisaalta aiempi työkokemus? Miten tuo painotus näkyy valintakriteereissä? Jos halutaan toiminnan kehittyvän, kannattaa varmasti katsoa resursseja myös sen oman – ja rekrytoinnin vinkkelistä siis helpoimman – toimialan ulkopuolelta: minkä muiden toimialojen tuntemuksesta olisi yritykselle hyötyä ko. tehtävässä? Entä mistä uusista kompetensseista ko. tehtävän sektorilla on seuraavaksi tulossa pulaa yrityksessä? Tämän tapaisia kysymyksiä on vaikka miten paljon, tehtävän senioriteetin ja toimialan mukaan. Peukalosääntönä sanoisin että kriteerit kannattaa miettiä niin että jokaisen niistä pystyy pyydettäessä yrityksen toimitusjohtajalle tai hallituksen puheenjohtajalle kakistelematta perustelemaan.
Nyt siis on jo haluttu profiilikin selvillä! Ei muuta kuin rekryprosessi käyntiin ja… miten niin ei? Haa! Nyt kun sekä tehtävänkuvaa että valintakriteereitä on muokattu, niin eikö olisi syytä tarkistaa löytyykö uuden osaajaprofiilin kaltaista henkilöä jo valmiiksi yrityksen palkkalistoilta? Valitettavan monessa yrityksessä tämä keskeinen vaihe ohitetaan kokonaan tai toteutetaan vain ylimalkaisesti. Syynä voivat olla esimerkiksi heikot henkilöstöprosessit- ja järjestelmät (ei yksinkertaisesti ole näkyvyyttä nykyisen henkilöstön osaamisprofiileihin ja intresseihin) tai yrityskulttuuri voi olla sellainen että jokainen esimies pitää lähes mustasukkaisesti kiinni omista tiimiläisistään eikä yrityksen sisäistä urakiertoa tueta. Tietenkin voi myös olla olevinaan niin ’kiire’ ettei ehditä katsoa nykyisen henkilökunnan sopivuutta läpi. Olisiko tämänkertainen resurssitarve se jonka myötä koko yrityksen henkilöstösuunnittelu pannaan kuntoon? Panostus oman henkilöstön urakehityksen mahdollisuuksiin sitouttaa henkilöstöä erittäin tehokkaasti – talon ulkopuolelta rekrytoimisella voi olla aivan päinvastainen vaikutus.
Vasta tässä kohdassa, kun tehtävän todellinen tarpeellisuus, työnkuva, valintakriteerit, ja nykyisen henkilöstön sopivuus tehtävään on tarkistettu, suosittelisin hyppäämään itse rekrytointiprosessin toteutuksen suunnitteluun. Tämä täysin riippumatta siitä hoitaako yritys rekrytoinnin kokonaan itse, vai käyttääkö sen toteuttamiseen kokonaan tai osittain alan ammattilaisten palveluja.
Mikäli rekrytointiprosessi itsessään tuntuu lähinnä sukellusvenejahdilta, autan mielelläni.
