Vaikka järkyttäviä lento-onnettomuuksia on taas viime kuukausina sattunut ja niistä meille turhankin seikkaperäisesti uutisoitu, niin moniko meistä tulee ajatelleeksi lentokoneeseen astuessaan että tuli juuri nousseeksi maan vetovoimaa vastaan kymmenen kilometrin korkeudessa taistelevaan metalliputkeen jonka jokainen komponentti on erikseen kilpailutettu ja ostettu halvimmalta laatukriteerit täyttävältä toimittajalta? No sitä ei ehkä kannatakaan siinä kohdassa liikaa miettiä.
Tuotteiden ja palvelujen kilpailutuksilla on ilman muuta paikkansa ja tilauksensa nyky-yhteiskunnassa. Tarkoitusperätkin ovat yleensä hyvin ymmärrettävät ja sinänsä kannatettavat: halutaan varmistaa että ostettavan hörpöttimen laatu ja toiminnallisuus vastaa sen käyttäjien tarpeita, ja ettei toisaalta makseta liikaa kyseisestä hörpöttimestä ja saadaan sitä kautta käytettävissä olevat varat riittämään mahdollisimman moneen muuhunkin hörpöttimeen. Hyvä näin.
Kilpailutusten tasapuolisuutta ja yhdenmukaisuutta pyritään kontrolloimaan sekä Euroopan Unionin tasolla että kansallisesti erinäisin säädöksin ja pykälin. Suomessa tältä osin keskeisen lainsäädännön muodostaa hankintalaki. Yksi monelle pienyritykselle merkittävä pykälä EU-tasolla liittyy ostettavan hörpöttimen rahalliseen arvoon. Julkisen sektorin hankinnat voidaan Euroopan Unionin jäsenmaissa jättää kilpailuttamatta jos tarvitun hörpöttimen rahallinen arvo jää alle 30,000 euron (alv 0%). Käytännössä tällä tavoin mahdollistetaan esimerkiksi uudentyyppisen palvelun pilotointi pienessä mittakaavassa tuohon raja-arvoon asti, ja pilotista kerättyjen kokemusten pohjalta on sitten mahdollista laatia kyseisen hörpöttimen varsinainen hankintailmoitus kaikkine kriteereineen mahdollisimman järkevästi ja oikein suunniteltua tarvetta ja volyymia ajatellen. Ideana hyvä ja ajatuksena toimiva.
Suomessa kaikki julkisen sektorin hankintailmoitukset (eli siis kaikki tuon 30,000 euron raja-arvon ylittävät hankinnat jotka on avattava tarjouskilpailulle) löytyvät keskitetysti yhdestä palvelimesta, Hilmasta. Hilmassa hankintailmoituksia voi etsiä hakukoneen kautta sekä maantieteellisten alueiden pohjalta, aikajaksoittain, että koodeilla hankintatyypin mukaan, tai vapaavalintaisilla hakusanoilla. Tämä on luonnollisesti palveluntarjoajan vinkkelistä hyvin kätevää, kun jokaisen yksittäisen kunnan tai julkisen sektorin organisaation hankintailmoituksia ei tarvitse metsästää esimerkiksi kunkin tahon omilta verkkosivuilta – lehti-ilmoituksista nyt puhumattakaan.
Tämä kilpailutustouhuhan siis pelittää hienosti ainakin julkisen sektorin osalta?
Ei ihan. Päältä kaunis kakku ei maussa tuota ihan niitä elämyksiä mitä ulkokuori ehkä lupaa.
Yritän valaista käytännön tilannetta hypoteettisen esimerkin kautta. Mennäkseni mahdollisimman kauas omalta mukavuusalueeltani, otetaan esimerkiksi vaikka tanssikoulua pitävä yritys, sanotaan vaikka Tanssikoulu Ramba (mikäli näinkin loistavasti nimetty alan yritys oikeasti on olemassa niin kyseessä on puhdas sattuma – toim.huom.). Parkettien partaveitsiksi haikailevien yksittäisten varpaille tallojien ohella Ramban liukasliikkeinen, latinalaisia sukujuuria omaava omistaja päättää etsiä kasvua liiketoiminnalleen yritysasiakkaista ja julkisesta sektorista. Keskittykäämme tässä julkiseen sektoriin. Omistaja luo kunnille virkistäytymistoimintana tarjottavaksi trendikkään ja samalla uudentyyppisen Hytkytys- ja Vatkaus – tanssiohjelman, jossa neljänä eri iltana harjoiteltaisiin tutustumismielessä kertaluontoisesti erityyppistä paritanssia kunakin iltana. Koska kyseessä on palveluinnovaatio, Ramban omistaja päättää tehdä niistä oma-aloitteisesti pilotti-muotoisia kokeilupaketteja yksittäisille julkisen sektorin organisaatoille tarjottavaksi, mutta myös pitää silmällä Hilmaan mahdollisesti tulevia hankintailmoituksia minkään muotoisista tanssikoulupalvelujen hankinnasta.
Tässä muutama vinkki mitä heittäisin ilmoille Ramban omistajan uutta aluevaltausta edesauttaakseni:
- Oma-aloitteisesti lähetetyissä pilotti-tarjouksissa ajoitus voi hyvinkin olla ratkaiseva tekijä tarjouksen hyväksymisen osalta. Julkisella sektorilla tanssikoulutukseen käytettävät varat saattavat vaihdella melkoisesti sen mukaan missä vaiheessa budjettikautta ollaan menossa, ja paljonko tanssitaidottomia kunkin yksikön toimialalla kulloinkin sattuu olemaan. Kannattaa siis merkitä tarjouksen voimassaoloaika melko pitkäksi (vaikkapa 6kk) ja sen lisäksi lähettää tarjous jonkin ajan kuluttua uudelleen.
- Mikäli pilottitarjoukseesi ei ole tartuttu, et kuitenkaan todennäköisesti saa mitään palautetta siitä miksi ei. Palautteen antaminen palveluntarjoajan – vaikka olisi miten hyvä tanssija – oma-aloitteisesti lähettämään tarjoukseen katsotaan monella julkisen sektorin taholla jotenkin epäsopivaksi. Osa julkisen sektorin organisaatioista ei esimerkiksi mitenkään hyödynnä tuota 30,000 euron rajaa, vaan kilpailuttavat kaiken hintaiset/kokoiset tanssikurssihankintansa. Varaudu siis itseksesi arvuuttelemaan miltä osin tarjouksesi ei ollut hyväksyttävä, ja mahdollisesti pienillä variaatioilla lähettämään tarjouksesi uudelleen.
- Etsiessäsi hankintailmoituksia Hilmasta, varaudu siihen että jokainen tanssikoulutusta halajava julkisen sektorin yksikkö mitä todennäköisemmin on keksinyt palvelulle jonkun ihan oman, innovatiivisen nimen. Huomaat nopeasti että yksinkertainen ’tanssikoulutus’ ei tuota osumia, ja silloin kannattaakin päästää sisäinen Darth Waderinsa valloilleen mahdollisten synonyymien miettimiseksi. Tarkista myös ainakin ’liikunta musiikin tahdissa’, ’koulutushumppa’, ’jalalla koreasti valmennus’, ’tanssiin koulutus’ tai vain ’liikunnalliset valmennukset’. Vaikka esimerkiksi jokaisessa naapurikunnassasi hankittaisiin koulutusta jonka tavoite on että osallistujat oppisivat tanssimaan, voit olla melkoisen varma että itsenäisinä toimijoina jokainen kunnista keksii hankinnalleen eri nimen ja eri kriteerit.
- Erilaisissa infotilaisuuksissa tulet usein kuulemaan aktiviteeteista joilla julkinen sektori pyrkii varmistamaan pienten yritysten mahdollisuudet myös jättää tarjouksia hankintailmoituksiin. Käytäntö tulee kuitenkin osoittamaan mielenkiintoisia askelkuvioita. Varaudu hyvinkin resursseiltaan suurempia tanssisalonkeja suosiviin kelpoisuusvaatimuksiin kuten vaikkapa lukuisten, suurinumeroisten referenssien mainitseminen juuri vastaavantyyppisistä pitämistäsi tanssikursseista, edellytykseen varmistaa että jokaisella tanssikurssille tulevalla on käytössään oma tietokone ja nettiyhteys jotta he voivat katsoa YouTubesta opetusvideoita kurssin aikana, tai vaatimukseen omalla kustannuksellasi/ajallasi etsiä sopivan pituinen tanssipartneri jokaiselle ilman paria kurssille ilmoittautuvalle.
Pidän peukkuja!
Minä lähdenkin tästä nyt Rambaan opettelemaan sambaa.
